Premier rendez-vous fiscal : avant, pendant, après

Faites du premier rendez-vous une prestation à part, avec une durée claire, un prix clair ou la mention « gratuit », et une description qui dit au nouveau client ce que couvre la rencontre et ce qu'il doit préparer. Suivez ensuite une check-list simple : avant, lisez la note de réservation et décidez de ce dont vous avez besoin ; pendant, comprenez la situation et expliquez votre façon de travailler ; après, envoyez votre proposition et fixez ensemble l'étape suivante. La check-list ci-dessous suit ces trois moments.

Ce sont des exemples. Dans Book, chaque prestation a un nom, une description facultative et un prix, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son début et sa fin.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note facultative. Dans la description, demandez un résumé d'une ligne dans cette note, par exemple « départ en Espagne l'an prochain », « cession de ma société », « premiers revenus fonciers ». Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation avec la note, et pouvez préparer ce qu'il faut avant le rendez-vous.

Demandez au client de ne pas y écrire de montants, de numéro fiscal ni de coordonnées bancaires, car la note figure aussi dans le fichier calendrier qu'il reçoit. Pour les documents, précisez dans la description comment les transmettre par votre canal sécurisé habituel, ou quoi apporter sur papier.

Book ne crée pas de lien de visioconférence. Indiquez un lien fixe dans la description de la prestation visio, ou envoyez un lien après chaque réservation. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire du cabinet, avec son nom, ce qui évite les confusions pour les clients à l'étranger.

Quand le client est une société, c'est l'interlocuteur qui réserve, pas l'entreprise. Demandez-lui d'indiquer dans la note le nom de la société, sa fonction, et si un associé ou son expert-comptable l'accompagnera. Une seule réservation couvre le rendez-vous, quel que soit le nombre de participants. Si vous attendez un groupe plus large, prévoyez un créneau plus long et une salle adaptée, et précisez dans la description que c'est la prestation « chef d'entreprise » qu'il faut réserver.

Tenez la durée du créneau. Si le dossier demande plus de temps, arrêtez-vous à l'heure prévue et fixez une séance de travail plutôt que de déborder sur le client suivant.

Envoyez votre lettre de mission ou votre devis comme d'habitude. Si le client donne suite, réservez vous-même le rendez-vous suivant depuis votre agenda, pendant la discussion ou juste après : prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs. Saisissez son e-mail pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier. Book n'envoie pas de rappels : une date dans l'agenda du client est le moyen le plus simple de faire avancer le dossier.

Si le client a besoin de réfléchir, laissez-le réserver le rendez-vous suivant en ligne quand il est prêt : il choisira un créneau de votre prestation de suivi.

Le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne. S'il appelle pour changer, déplacez-la depuis votre liste de réservations et confirmez-lui la nouvelle heure vous-même : Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, sans commission, sans engagement.