Médium : réserver les séances par téléphone et en visio

Proposez les séances par téléphone et en visio comme des prestations à part, avec leurs créneaux les jours où vous travaillez de chez vous, et dites précisément dans chaque description comment se passera la séance : qui appelle qui, quand vous envoyez le lien, ce que le consultant doit préparer. Ceux qui ne peuvent pas se déplacer, habitent loin ou préfèrent l'intimité de chez eux réservent en quelques clics, et vous évitez les messages de dernière minute pour savoir comment se connecter. Une séance à distance se passe mieux quand chacun connaît le déroulé avant l'appel.

Téléphone et visio ne demandent pas les mêmes consignes, et vous voudrez peut-être une durée différente de la séance au cabinet. Des prestations séparées donnent à chacune sa durée, son prix et sa description, et vous montrent d'un coup d'œil, dans votre liste de réservations ou votre agenda synchronisé, comment se déroule chaque séance. Dans Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec une place.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Fixez une règle par format et écrivez-la dans la description, pour qu'il n'y ait aucun doute à l'heure dite :

Book envoie au consultant un e-mail de confirmation avec un fichier calendrier à la réservation, mais ne crée pas de lien de visio : utilisez l'outil de votre choix et envoyez le lien vous-même.

Une séance à distance dépend du lieu où se trouve le consultant. Suggérez dans la description une pièce calme où il ne sera pas dérangé, un téléphone chargé ou un ordinateur avec le son, des écouteurs s'il n'est pas seul, et quelques minutes de calme avant l'appel. Ceux qui se préparent ainsi arrivent plus disponibles, et vous perdez moins de temps avec les bruits de fond et les soucis de connexion.

Le formulaire recueille le prénom, le nom, l'e-mail et le téléphone, avec une note facultative que vous lisez dans l'e-mail de nouvelle réservation. Pour la distance, demandez seulement des détails pratiques : le meilleur numéro s'il diffère de celui saisi, ou le pays où il se trouve. La note figure aussi dans le fichier calendrier du consultant : gardez le personnel pour la séance.

Réservez aux séances à distance les moments où vous êtes chez vous, au calme : le soir, ou les jours sans consultations au cabinet. Ouvrez les créneaux téléphone et visio ces jours-là, espacés pour laisser une courte pause après chaque séance, et répétez-les chaque semaine sur les jours choisis jusqu'à une date de fin. N'ouvrez pas un créneau à distance en même temps qu'un créneau au cabinet : Book n'empêche pas deux prestations différentes de se chevaucher, gardez-les sur des horaires distincts.

Un consultant à l'étranger voit votre page et réserve un horaire : indiquez dans la description le fuseau dans lequel vos créneaux sont affichés, pour qu'il ne se connecte pas une heure trop tôt ou trop tard. Si vous consultez régulièrement des personnes dans d'autres fuseaux, ouvrez pour elles quelques créneaux tôt le matin ou tard le soir.

Les lignes et les connexions lâchent parfois. Dites dans la description ce qui se passe alors : vous rappelez tout de suite, et si la connexion ne revient pas, vous proposez un nouveau créneau. Déplacez la réservation depuis votre liste et prévenez le consultant vous-même : Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement, et il ne peut pas déplacer son rendez-vous en ligne. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement : précisez comment vous êtes réglé pour les séances à distance.