Médium : réservations des soirées en petit groupe

Organisez chaque soirée en petit groupe comme un créneau à nombre de places fixe : chaque invité réserve sa place et la soirée se ferme d'elle-même une fois complète. Créez une prestation de soirée de groupe dont la description dit comment se déroule la soirée et ce que l'on peut en attendre, indiquez le lieu et l'heure d'arrivée, et gardez un groupe assez petit pour que la soirée reste calme. Avec des places comptées d'avance, vous savez qui vient, la salle est préparée pour le bon nombre, et personne ne trouve une salle pleine en arrivant.

Dans Book, chaque créneau a sa propre capacité. Pour une soirée, ouvrez un créneau dans la prestation de soirée de groupe à la date et à l'heure prévues, et fixez sa capacité au nombre d'invités que vous pouvez accueillir : huit, dix, douze. Chaque réservation prend une place, et quand la dernière est prise, la soirée n'apparaît plus sur votre page publique. Le nombre de places restantes n'est pas affiché : si vous aimez garder une chaise libre, fixez la capacité une place en dessous.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Gardez les séances individuelles dans une prestation à part, avec une place par créneau.

Les invités choisissent une soirée d'après le nom et la description de la prestation : dites simplement comment elle se passe.

Une description claire évite les déceptions, et des invités qui viennent avec les bonnes attentes font une meilleure soirée pour tous.

Une soirée peut se tenir à votre cabinet, dans une salle louée, un café après la fermeture ou chez un hôte. Indiquez l'adresse, la salle, le stationnement et l'accès dans la description, et demandez d'arriver dix minutes avant le début pour commencer au calme. Si le lieu change d'une soirée à l'autre, créez une prestation par lieu ou mettez le lieu dans le nom de la prestation, pour qu'un invité ne se trompe jamais d'adresse.

Un invité qui arrive en pleine soirée rompt l'ambiance. Dites dans la description si vous fermez la porte au début, et tenez-vous-y. Celui qui connaît la règle arrive plus volontiers à l'heure, et ceux qui sont en retard comprennent pourquoi la porte est fermée.

Si vous tenez une soirée le même jour chaque mois, ouvrez d'un coup les créneaux des mois à venir pour que les invités s'organisent. Dans Book, la répétition se fait chaque semaine sur les jours choisis jusqu'à une date de fin : pour un rythme mensuel, créez le créneau de chaque soirée à sa date. Gardez autant que possible le même lieu et la même heure : les habitués s'y retrouvent sans relire la description, et les nouveaux voient plusieurs dates d'un coup et choisissent celle qui leur convient.

Le formulaire public réserve une place à la fois : deux amis qui viennent ensemble réservent chacun la sienne. Précisez-le dans la description. Si quelqu'un appelle pour réserver pour un petit groupe, réservez vous-même depuis votre agenda : nom et prénom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et vous pouvez inscrire chaque personne sur le même créneau tant qu'il reste des places. Demandez dans la note le prénom des personnes qui viennent, pour les accueillir.

Si une soirée doit être déplacée, salle indisponible ou vous souffrant, modifiez chaque réservation depuis votre liste et prévenez vous-même chaque invité : Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement. Les téléphones et e-mails figurent dans chaque réservation. L'invité ne peut pas déplacer sa place en ligne : il vous contacte, et vous l'inscrivez sur une autre soirée où il reste de la place.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement : précisez comment vous êtes réglé.