Photographe : organiser des mini-séances

Une journée de mini-séances fonctionne quand tout est fixé à l'avance : un thème, un lieu, une date, et des séances courtes à la suite, avec un temps de transition défini entre chacune. Créez la mini-séance comme une prestation à part avec la date et le thème dans son nom, ouvrez des créneaux uniquement ce jour-là, et annoncez-la quelques semaines avant pour que les clients réservent leur horaire. Dites précisément ce qui est inclus, prévoyez la météo, et bloquez les jours de retouche qui suivent avant d'ouvrir les réservations.

Une séance portrait complète se construit autour d'un client. Une journée de mini-séances se construit autour du décor : un coin décoré au studio, un endroit dans un parc en automne, une mise en scène de saison. Les clients se succèdent pour une séance courte, avec moins d'images pour un prix plus bas. Pour vous, l'intérêt vient du volume : un décor, une journée, beaucoup de clients. Cela ne marche que si la journée reste à l'heure.

Chaque créneau doit couvrir la prise de vue et la transition : la famille précédente qui part, la suivante qui arrive, un coup d'œil au décor. Pour 15 minutes de prise de vue, un créneau de 20 ou 25 minutes donne cette marge. Sans elle, une famille en retard décale toutes les suivantes.

Ces chiffres sont des exemples. Choisissez ceux qui correspondent à votre façon de travailler, et gardez-les identiques toute la journée.

Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. Créez une prestation pour l'événement, avec le thème et la date dans son nom, par exemple « Mini-séances d'automne — samedi 17 octobre ». Ouvrez ses créneaux uniquement ce jour-là, à la suite, avec des pauses où vous le souhaitez. Un créneau tient dans une seule journée ; si l'événement dure un week-end, ouvrez des créneaux sur chaque jour sous la même prestation.

Le client choisit un créneau libre et réserve une place. Chaque créneau compte une place, donc une famille par créneau ; une fois réservé, il disparaît de votre page. Quand tous les créneaux sont pris, la journée est complète.

Les mini-séances saisonnières sont liées à une date qui compte pour les clients, comme des photos pour les cartes de fin d'année. Ouvrez les réservations quelques semaines avant, et partagez le lien de votre page dans votre newsletter, sur les réseaux sociaux et auprès de vos anciens clients. Tout le monde voit les mêmes horaires libres et réserve directement, au lieu de vous écrire pour connaître vos disponibilités.

Si vous voulez donner la priorité à vos anciens clients, envoyez-leur le lien quelques jours avant l'annonce publique.

Mettez tout cela dans la description de la prestation. Le formulaire de réservation comporte aussi une note facultative, où le client peut indiquer le nombre de personnes ou l'âge des enfants.

Pour un décor en extérieur, choisissez une date de repli ou une solution en intérieur avant d'ouvrir les réservations, et indiquez-la dans la description. Si vous devez déplacer toute la journée, déplacez chaque réservation depuis votre liste de réservations et contactez vous-même chaque client : Book n'envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation.

Pour les retards, appliquez la même règle à tous : la séance se termine à l'heure prévue. L'annoncer à l'avance la rend plus facile à tenir le jour J.

Une journée de mini-séances produit beaucoup de galeries d'un coup. Avant d'ouvrir les réservations, bloquez les jours qui suivent l'événement pour la retouche, sans autre séance. Comme toutes les mini-séances partagent la même lumière et le même décor, vous pouvez les retoucher en série, ce qui fait partie de l'intérêt du format. Livrez dans le délai annoncé.