Photographe : caler les séances portrait selon la lumière

Organisez les séances portrait en extérieur autour de la lumière, pas de l'horloge. Ouvrez les créneaux extérieurs aux heures où la lumière correspond à votre style, et déplacez-les quand les saisons font bouger lever et coucher du soleil. Gardez le studio pour les heures où la lumière extérieure ne sert pas, convenez à l'avance de ce qui se passe s'il pleut, et bloquez votre temps de retouche avant d'ouvrir le moindre créneau. Dites aux clients comment se préparer dans la description de la prestation, pour que chaque séance commence à l'heure, prête à shooter.

Une séance famille à midi en été et la même deux heures avant le coucher du soleil ne donnent pas les mêmes images. Si vous travaillez en lumière naturelle, les meilleures heures pour le portrait en extérieur bougent au fil de l'année : tard le soir en été, bien plus tôt l'après-midi en hiver. Un créneau fixe à 17 h qui marche en juin peut tomber dans le noir en décembre.

Les créneaux extérieurs doivent donc suivre la lumière. Revoyez-les au début de chaque saison, ou chaque mois si vous voulez être précis, et décalez-les avec le coucher du soleil. Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. En créant vos créneaux, vous pouvez les répéter chaque semaine sur les jours de votre choix jusqu'à une date de fin : fixez-la à la fin de la saison, puis ouvrez la série suivante aux nouveaux horaires.

Une séance en studio et une séance en extérieur n'ont ni la même durée, ni le même prix, ni la même préparation. Faites-en des prestations distinctes, et indiquez dans chaque description où elle se déroule. Pour l'extérieur, comptez le trajet dans le créneau, ou précisez que le lieu doit se trouver dans un certain rayon. Si vous shootez dans quelques lieux habituels, nommez-les dans la description pour que le client choisisse.

Les créneaux de prestations différentes peuvent se chevaucher, et une réservation sur l'une ne bloque pas le créneau d'une autre à la même heure. Comme vous ne pouvez pas être au studio et dans un parc en même temps, ouvrez studio et extérieur sur des périodes distinctes.

La météo est le principal risque des séances en extérieur. Indiquez dans la description ce qui se passe s'il pleut : repli au studio, report à une autre date, ou séance maintenue sous les parapluies si le client le souhaite. Décidez qui tranche et quand, par exemple la veille au soir, pour que personne ne se déplace pour rien.

Si vous déplacez une séance, faites-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client vous-même ; Book n'envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation. Gardez quelques créneaux libres dans les semaines suivantes pour absorber les reports liés à la météo, surtout aux saisons pluvieuses.

Chaque séance entraîne des heures de travail ensuite : tri, retouche, livraison. Si vous ouvrez des créneaux tous les jours, la retouche finit la nuit. Décidez quels jours sont consacrés aux prises de vue et lesquels à la retouche, et n'ouvrez de créneaux que les jours de prise de vue. Vous fixez le début et la fin de chaque créneau : un jour sans créneau n'est tout simplement pas réservable.

Indiquez votre délai de livraison dans la description, par exemple le nombre de semaines pour la galerie retouchée. Cela cadre les attentes du client et vous rappelle de garder assez de temps de retouche pour chaque séance acceptée.

Le formulaire de réservation comporte une note facultative. Invitez vos clients à y indiquer le nombre de personnes, l'âge des enfants ou leurs idées pour la séance. Ils réservent sans compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Book n'encaisse ni acompte ni paiement : précisez dans la description comment et quand le client règle.