Événementiel : éviter les doubles réservations de dates
DJ, artistes, wedding planners : un créneau par date, des options pour les clients qui hésitent, et un seul agenda pour chaque prestation ou soirée confirmée.
6 min de lecture
Les doubles réservations arrivent quand les dates vivent à plusieurs endroits à la fois : messages, agenda papier, calendrier du téléphone, fil d'e-mails avec un lieu. La solution est de garder un seul endroit où une date est libre ou prise. Donnez à chaque date d'événement un seul créneau avec une place, pour qu'elle disparaisse de votre page dès qu'elle est réservée. Notez dans ce même agenda chaque date convenue par téléphone ou message, y compris les options des clients qui hésitent, et ne proposez jamais le même jour via deux prestations différentes.
Pourquoi les dates se retrouvent réservées deux fois
L'événementiel, ce sont peu de réservations, mais à fort enjeu. Un DJ a quelques samedis par mois, un musicien de mariage quelques dizaines de dates par saison. Chacune se conclut différemment : un appel des mariés, un message d'un lieu, un e-mail d'agence, un formulaire sur votre site. Si chaque canal garde sa propre trace, le risque n'est pas d'oublier une date, c'est de dire oui à la deuxième demande avant d'avoir vérifié la première.
La réponse n'est pas une meilleure mémoire, c'est une source de vérité unique par laquelle passe chaque demande.
Une date, un créneau, une place
Sur Book, créez une prestation pour votre format, par exemple « DJ mariage » ou « Concert soirée privée », avec la description de ce qui est inclus. Ouvrez ensuite un créneau pour chaque date où vous êtes disponible, couvrant les heures de l'événement, avec une seule place. Quand un client réserve cette date, le créneau est complet et n'apparaît plus sur votre page : personne d'autre ne peut la prendre.
Un créneau tient dans une seule journée. Pour une soirée qui dépasse minuit, ouvrez le créneau jusqu'à la fin de la journée et indiquez l'heure de fin réelle dans la description. Pour un festival ou un événement sur plusieurs jours, réservez chaque jour, ou le premier jour en expliquant la suite dans la description.
| Situation | Que faire | Résultat |
|---|---|---|
| Le client réserve en ligne | Rien : le créneau est complet | Date plus proposée |
| Le client confirme par téléphone | Réservez le créneau vous-même depuis votre calendrier | Date plus proposée |
| Le client veut poser une option | Réservez-le vous-même avec « option jusqu'au... » dans la note | Date bloquée pendant sa réflexion |
| L'option expire | Annulez la réservation depuis votre liste | Date à nouveau proposée |
Ne pas proposer deux fois le même jour
Les créneaux de prestations différentes ne sont pas liés. Si vous proposez à la fois « DJ mariage » et « Soirée d'entreprise » le même samedi, une réservation sur l'une ne retire pas l'autre. Deux façons simples de l'éviter :
- une seule prestation pour toutes les dates d'événement, le client décrivant l'événement dans la note ;
- ou, si vous gardez plusieurs prestations, chaque date ouverte pour une seule d'entre elles.
Si vous ouvrez malgré tout le même jour dans deux prestations, réservez vous-même l'autre créneau dès que l'un est pris, pour qu'il ne soit plus proposé.
Les options pour les clients qui hésitent
Un couple veut votre date mais compare encore deux lieux ; une agence attend quelques jours l'accord de son client. Une option vous permet de garder la date sans la perdre au profit d'un autre. Réservez le créneau vous-même depuis votre calendrier, notez la date de fin de l'option et le nom du client dans la note, et programmez-vous un rappel. Si le client confirme, gardez la réservation ; sinon, annulez-la et la date est à nouveau proposée.
Dites clairement au client combien de temps dure l'option. Book n'envoie ni rappel ni e-mail quand une réservation est annulée : le suivi vous revient.
Un premier échange avant la date
Pour les événements importants, certains clients veulent discuter avant de s'engager, et vous voulez peut-être vérifier le lieu, le style musical ou le nombre d'invités. Ouvrez une prestation courte séparée pour ces premiers échanges, par exemple en soirée en semaine, et gardez les dates d'événement pour les clients qui vous ont déjà parlé. Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative où le client indique la date, le lieu et le type d'événement.
Tout garder dans le même agenda
Votre agenda Book se synchronise avec Google, iPhone ou Mac : les dates réservées apparaissent aussi dans le calendrier que vous consultez déjà sur votre téléphone. Chaque nouvelle réservation vous envoie un e-mail, le bon moment pour confirmer les détails avec le client. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission sur vos cachets, sans engagement. Il n'encaisse ni acompte ni paiement ; gérez-les comme aujourd'hui.