Préparation du mariage : le calendrier des rendez-vous

Un bon rythme : un rendez-vous de lancement juste après la signature, quelques rendez-vous d'étape répartis sur les mois (lieu, prestataires, dégustation, décoration), de courts points d'étape entre les deux, puis un repérage final quelques semaines avant le mariage. Réservez vous-même les rendez-vous d'étape dès le départ, pour que les mariés voient le chemin, et ouvrez une prestation de point d'étape qu'ils peuvent réserver quand une question se pose. Gardez le dernier mois pour les détails et la répétition.

Des fiançailles plus courtes compriment les mêmes étapes sur moins de mois ; un mariage à destination remplace certains rendez-vous en personne par des visios et un ou deux déplacements. L'ordre reste à peu près le même.

Au lancement, convenez des dates des grandes étapes et réservez-les vous-même depuis votre calendrier. Sur Book, utilisez des prestations séparées comme « Rendez-vous de lancement », « Visite de lieu » ou « Repérage final », pour que chaque rendez-vous ait sa durée et sa description. Les mariés reçoivent un e-mail de confirmation pour chacun si vous renseignez leur adresse e-mail, et votre agenda se synchronise avec Google, iPhone ou Mac, à côté de vos mariages.

Les rendez-vous mensuels ou toutes les six semaines ne se génèrent pas automatiquement : Book répète les créneaux chaque semaine les jours choisis. Réservez chaque étape individuellement ; cela prend quelques minutes au lancement, et les mariés voient clairement le chemin.

Entre deux étapes, les questions arrivent : un devis de prestataire, un casse-tête de plan de table, un changement dans la liste d'invités. Plutôt que de répondre à toute heure, ouvrez une prestation « Point d'étape (mariés accompagnés) » avec de courts créneaux en visio certains soirs, et envoyez le lien à vos couples. Ils réservent quand ils en ont besoin, et vous gardez vos journées pour les prestataires et les mariages.

Indiquez dans la description quoi écrire dans la note : le sujet, et le document éventuel à regarder avant. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note : vous vous préparez.

Un rendez-vous n'est utile que si chacun repart avec la même compréhension. Après chaque étape, envoyez aux mariés un court compte rendu : ce qui a été décidé, ce qu'ils doivent faire avant l'étape suivante, et la date du prochain rendez-vous. Gardez ces comptes rendus ensemble : des mois plus tard, quand le fleuriste demande ce qui avait été convenu pour les centres de table, la réponse se trouve en une minute.

Le compte rendu est aussi le bon endroit pour rappeler le lien des points d'étape, pour que les petites questions trouvent un créneau au lieu d'arriver tard le soir.

Dégustations, rencontres avec le photographe et visites de lieux impliquent un tiers avec son propre agenda. Convenez d'abord de l'heure avec le prestataire, puis réservez le rendez-vous vous-même avec son nom et l'adresse dans la note, pour que les mariés aient tout dans une seule confirmation. Si le prestataire change l'horaire, déplacez la réservation depuis votre liste et prévenez les mariés vous-même, car Book ne leur envoie pas d'e-mail quand une réservation change.

Gardez aussi les dernières semaines légères pour vous. Si vous organisez plusieurs mariages dans la même saison, évitez deux repérages finaux le même jour.

Pendant la saison, vous menez peut-être plusieurs préparations en même temps. Identifiez clairement les rendez-vous de chaque couple dans la note, et réservez des soirs fixes aux points d'étape plutôt que de les éparpiller. Les jours de mariage eux-mêmes doivent être bloqués longtemps à l'avance pour qu'aucun rendez-vous ne tombe dessus.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement ; gardez vos contrats et factures habituels.