Organiser un stage de foot pendant les vacances scolaires

Montez votre stage comme une suite de créneaux d'une journée, chacun avec un nombre de places, sous une prestation par tranche d'âge. Les parents réservent alors les jours qui les intéressent, ou réservent le premier jour en écrivant « semaine complète » dans la note, et vous inscrivez l'enfant sur les jours suivants depuis votre agenda. Mettez toute l'intendance dans la description avant d'ouvrir les inscriptions : horaires d'accueil et de départ, repas, équipement, adresse du terrain et règle météo. Un parent qui a toutes ces réponses n'a pas besoin de vous appeler.

Un stage dure plusieurs jours, mais toutes les familles n'ont pas besoin des mêmes. Certaines veulent la semaine entière, d'autres cherchent une solution de garde pour deux jours, d'autres partent en milieu de semaine. Sur Book, un créneau tient dans une journée, avec son début, sa fin et son nombre de places. Un stage du lundi au vendredi, ce sont donc cinq créneaux sous la même prestation. Chacun se remplit à son rythme : le lundi peut être complet alors qu'il reste des places le jeudi. Quand toutes les places d'une journée sont prises, elle disparaît de votre page publique.

Chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page. Les parents choisissent la prestation, puis un créneau libre. Le formulaire public réserve une place par réservation : un enfant, un jour.

Horaires, places et prix sont des exemples, à fixer vous-même. Si vous voulez un tarif à la journée et un tarif à la semaine, créez deux prestations. Pour la semaine complète, le parent réserve le lundi et vous ajoutez l'enfant du mardi au vendredi.

Faites ces inscriptions dès réception de la réservation : sinon, une autre famille peut prendre la dernière place du mercredi avant que vous n'y ajoutiez l'enfant.

Regroupez l'intendance dans la description, que les parents lisent avant de choisir :

Le formulaire public demande prénom, nom, e-mail et téléphone du parent, plus une note facultative. Demandez-y le prénom et l'âge de l'enfant, son club et sa catégorie s'il en a un, ses allergies ou informations de santé, la personne qui vient le chercher, et « semaine complète » le cas échéant. Vous lisez la note dans l'e-mail de nouvelle réservation ; le parent reçoit une confirmation pour le jour réservé.

Chaque matin, votre liste de réservations indique qui est attendu. Un enfant tombe malade, une famille part plus tôt : les parents ne peuvent pas annuler en ligne, ils vous contactent et vous annulez ou déplacez la réservation depuis votre liste. La place libérée revient sur votre page publique, où une autre famille peut la prendre. Book ne prévient pas les parents de ces changements : confirmez-les vous-même.

En fin de stage, parlez aux familles du prochain ou de vos séances de la saison. Ouvrez tôt les créneaux des vacances suivantes pour que les parents puissent réserver dès qu'ils organisent leurs congés. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.