Studio de sport : planifier plusieurs coachs en ligne

Un studio avec plusieurs coachs peut faire tourner tout son planning depuis une seule page Book. Donnez à chaque cours un service avec le prénom du coach, par exemple « HIIT avec Maya », et fixez les places par cours selon la salle et le matériel. Donnez à chaque coach individuel son propre service de coaching. Chaque adhérent réserve une place, un cours complet quitte la page, et quand un coach est absent vous basculez ses inscrits sur un cours de remplacement ou chez un autre coach. Le studio paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « coach » : le prénom va dans le nom du service. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : un cours de yoga et une séance de coaching peuvent se dérouler en parallèle.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Fixez les places de chaque cours selon ce qui le limite : tapis dans la salle, vélos, reformers, racks, ou nombre de personnes qu'un coach peut suivre en sécurité. Chaque réservation en ligne prend une place, et quand la dernière part, le cours quitte votre page. La page n'affiche pas les places restantes : pour garder une place à un client de passage, mettez une place de moins et inscrivez-le vous-même depuis l'agenda.

Book ne connaît pas votre plan des salles. Si deux cours demandent la même salle, ou si un coach individuel a besoin du rack pendant un cours, Book ne le signalera pas, puisque les créneaux de services différents peuvent se chevaucher. Construisez d'abord le planning salle par salle, créez ensuite les créneaux, et n'ouvrez le coaching individuel que sur les heures où un espace est libre.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : « HIIT avec Maya, lundi et mercredi 7 h » forme une série, « Yoga avec Jo, mardi et jeudi 18 h 30 » une autre. Calez la date de fin sur la fin du trimestre ou de la saison, et créez le planning suivant avant qu'elle n'arrive. Quand les jours d'un coach changent, supprimez les créneaux restants de son ancienne série et créez-en une nouvelle.

Chaque coach a un service individuel avec une place par créneau, ouvert sur ses heures libres entre deux cours. Le client qui s'entraîne chaque semaine avec le même coach peut être inscrit directement aux séances suivantes depuis l'agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et avec un e-mail saisi il reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque date.

Si un autre coach reprend le cours, gardez le créneau et dites aux inscrits qui l'anime ; si le cours est déplacé ou annulé, le déplacement fonctionne entre services : vous pouvez basculer chaque inscrit sur un autre cours qui a des places. L'adhérent ne peut pas déplacer ni annuler en ligne, et Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même la liste des inscrits. Supprimez les créneaux libres du coach absent pour ses jours d'absence.

Book n'encaisse pas de paiement et ne gère pas les carnets de séances : gérez les abonnements comme aujourd'hui et indiquez dans chaque description comment régler : abonnement mensuel, carte de dix séances ou paiement à la séance. Le prix affiché sur un cours est le prix à l'unité ; laissez-le vide si le cours est réservé aux abonnés, et dites-le dans la description.

Le niveau, ce qu'il faut apporter, la salle, et ce que le coach doit savoir avant le cours : demandez de ne pas mettre d'informations de santé dans la note, qui figure dans le fichier calendrier de l'adhérent, et de les dire au coach sur place. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du studio. Book coûte 5 €/mois pour le studio, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.