Comptable : organiser les rendez-vous en période fiscale

Planifiez les rendez-vous de la période fiscale plusieurs semaines avant l'échéance, pas pendant. Ouvrez tôt un nombre limité de créneaux courts, demandez aux clients d'envoyer leurs pièces avant le rendez-vous, et gardez des journées entières sans rendez-vous pour préparer réellement les déclarations. Proposez d'abord un créneau à vos clients habituels, ouvrez ensuite le reste à tous, et fermez les rendez-vous les derniers jours avant l'échéance pour que le temps aille aux dépôts.

Les échéances déclaratives reviennent chaque année, et le risque aussi : des demandes de rendez-vous qui s'accumulent sur les deux dernières semaines. L'agenda se remplit de rendez-vous, et le travail qui suit, préparer et vérifier les déclarations, glisse vers les soirées et les week-ends. Les erreurs deviennent plus probables précisément quand l'enjeu est le plus fort.

La solution n'est pas de voir moins de clients, mais de les voir plus tôt, d'une façon qui laisse du temps pour le travail.

Adaptez les dates à vos échéances et à vos clients. Le principe reste le même : les rendez-vous tôt, la production ensuite, et la page de réservation ne propose que ce qui convient à chaque phase.

Tous les clients n'ont pas besoin d'une heure. Un salarié avec une déclaration simple peut n'avoir besoin que de 20 minutes pour quelques questions ; un indépendant avec plusieurs sources de revenus demande plus. Sur Book, créez des prestations séparées, par exemple « Déclaration : point rapide (20 min) » et « Déclaration : rendez-vous complet (1 h) », chacune avec sa description et un prix facultatif. Le client choisit celle qui lui correspond, et vous pouvez ouvrir davantage de créneaux courts quand le temps presse.

Un rendez-vous où le client arrive avec une boîte à chaussures pleine de justificatifs est un rendez-vous passé à trier des papiers. Écrivez dans la description ce qu'il faut envoyer avant le rendez-vous et comment : votre canal sécurisé habituel, un portail client, une adresse e-mail convenue. Demandez dans la note de réservation le type de déclaration et ce qui a changé cette année : nouvel emploi, achat immobilier, déménagement. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note : c'est le signal pour envoyer la liste des pièces.

Rappelez aux clients de ne pas mettre de numéros de compte ou d'identifiants fiscaux dans la note : ils passent par votre canal sécurisé.

Un point rapide sur une déclaration simple demande rarement au client de se déplacer. Le proposer par téléphone ou en visio lui évite le trajet et vous permet de placer plus de rendez-vous courts entre deux blocs de travail, sans clients qui attendent à l'accueil. Créez-le comme une prestation séparée, indiquez dans la description que vous appellerez à l'heure réservée ou que vous enverrez un lien de visio, et gardez le cabinet pour les nouveaux clients, les dossiers complexes et ceux qui préfèrent venir. Book ne crée pas de lien de visio : envoyez le vôtre après la réservation.

Vos clients habituels reviennent chaque année. Avant d'ouvrir les créneaux à tous, envoyez-leur le lien avec un court message : « Les rendez-vous de déclaration sont ouverts. Merci de réserver avant la fin du mois. » Pour ceux qui préfèrent convenir d'un horaire par téléphone, réservez-le vous-même depuis votre calendrier. Ouvrez ensuite seulement les créneaux restants sur votre page publique.

Décidez quels jours sont des jours de rendez-vous et lesquels sont des jours de travail, et n'ouvrez de créneaux que les premiers. Créez un créneau une fois et répétez-le les jours de votre choix jusqu'à une date de fin, par exemple le mardi et le jeudi matin jusqu'à trois semaines avant l'échéance. Les autres jours restent vides sur la page, et vous savez qu'ils servent aux déclarations.

Gardez une courte liste des clients qui n'ont pas trouvé de créneau et appelez-les si l'un se libère.

Si un rendez-vous doit bouger, déplacez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change. Votre agenda se synchronise avec Google, iPhone ou Mac, à côté de vos échéances. Pour les clients à l'étranger, votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre activité, avec son nom. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il ne facture pas et ne stocke pas de documents.