Cabinet comptable : les 3 premiers rendez-vous d'un client

L'accueil d'un nouveau client tient en général en trois rendez-vous : un court appel découverte pour voir si vous êtes le bon cabinet, un rendez-vous de mise en place où le client remet ses pièces et ses accès, et un premier point une fois le premier mois ou trimestre traité. Rendez l'appel découverte réservable depuis votre page, fixez vous-même les deux suivants une fois la lettre de mission signée, et convenez du rythme des points suivants à la fin du premier.

Le premier contact décide si vous prenez le client et à quelles conditions. Gardez-le court, 20 à 30 minutes, par téléphone ou en visio. Vous voulez connaître le type d'activité, sa taille, ses besoins (tenue comptable, paie, comptes annuels, fiscalité) et l'historique. Le prospect veut savoir comment vous travaillez et, en gros, ce que cela coûtera.

Sur Book, créez une prestation « Appel découverte : nouveaux clients », avec une description de ce que vous aborderez et de ce que le prospect peut préparer. Demandez dans la note de réservation le type d'activité, la forme juridique, le nombre de salariés et le besoin principal. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note : vous arrivez avec les bonnes questions.

Une fois la lettre de mission signée, le rendez-vous de mise en place lance vraiment le travail. Il est plus long, une heure ou plus, et mieux vaut le tenir une fois que le client a réuni ce qu'il vous faut. Réservez-le vous-même depuis votre calendrier à une heure convenue avec lui, en choisissant une prestation dédiée comme « Nouveau client : mise en place », pour le repérer facilement dans votre liste de réservations.

Envoyez cette liste en confirmant le rendez-vous, pas le jour même. Le rendez-vous sert alors à comprendre l'activité plutôt qu'à chercher des documents.

Quand un client quitte un autre cabinet, la reprise ajoute ses propres étapes : récupérer les derniers comptes et déclarations, comprendre ce qui a été déposé ou non, et parfois terminer des travaux en cours. Préparez-la avant la mise en place. Demandez dans la note de l'appel découverte si le client a actuellement un expert-comptable, et si oui, quand la mission se termine. Vous saurez si la mise en place peut avoir lieu la semaine suivante ou doit attendre l'arrivée des pièces.

Si la reprise prend du retard, ne laissez pas le rendez-vous de mise en place devenir une réunion sur les papiers manquants. Déplacez-le depuis votre liste de réservations, prévenez le client vous-même, et tenez-le informé par un court appel entre-temps.

Après le premier mois ou trimestre de travail, un point de suivi clôt l'accueil. Vous passez en revue les premiers chiffres, les questions apparues, ce que le client doit transmettre autrement, et le calendrier du reste de l'année. C'est aussi le moment de vérifier que la mission correspond à la charge réelle. Notez les décisions et envoyez un court récapitulatif ensuite, pour que le client sache ce qui est attendu avant le prochain point.

À la fin du premier point, convenez du rythme et réservez les rendez-vous suivants vous-même depuis votre calendrier. Sur Book, les créneaux se répètent chaque semaine les jours de votre choix jusqu'à une date de fin ; pour des points mensuels ou trimestriels, réservez simplement chaque date. Si vous préférez que le client choisisse, ouvrez une prestation « Point de suivi » avec des créneaux sur vos jours de points et envoyez-lui le lien.

L'accueil prend du temps, et les nouveaux clients peuvent arriver par vagues, par exemple après la clôture de l'exercice. Décidez combien d'appels découverte vous pouvez prendre par semaine et n'ouvrez que ces créneaux. Quand vous êtes complet, fermez-les quelques semaines : la page ne propose que ce que vous ouvrez.

Si un rendez-vous doit bouger, déplacez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il ne facture pas et ne stocke pas de documents.