Réservation en ligne : que demander au client ?
Avocats, comptables, notaires, conseillers : quelles informations demander dans la note de réservation, lesquelles garder pour un canal sécurisé.
6 min de lecture
Demandez juste ce qu'il faut pour préparer le rendez-vous et l'orienter vers la bonne prestation : l'objet en quelques mots, une éventuelle échéance, et pour les avocats le nom des autres parties afin de vérifier les conflits d'intérêts. Gardez tout ce qui est sensible hors de la réservation : numéros de compte, identifiants fiscaux, informations de santé, récit complet d'un litige. Utilisez la description de la prestation pour dire au client ce qu'il doit apporter ou envoyer plus tard, et par quel canal.
Pourquoi la note doit rester courte
Une note de réservation est une information pratique, pas un dossier. Elle apparaît dans l'e-mail de nouvelle réservation que vous recevez, dans le fichier calendrier joint à l'e-mail de confirmation du client, et dans votre liste de réservations. C'est pratique pour l'organisation, et c'est justement pour cela qu'elle ne doit pas contenir d'éléments confidentiels. Le client ne le sait pas toujours : la description de la prestation est l'endroit où lui dire quoi écrire, et quoi ne pas écrire.
Une note courte fonctionne aussi mieux : un client qui écrit trois lignes réserve en une minute, quand celui à qui on demande un résumé complet risque d'abandonner avant de réserver.
Ce qu'il faut demander
| Question | Pourquoi | Exemple |
|---|---|---|
| Objet en quelques mots | Choisir la bonne prestation et préparer | « Licenciement », « Achat d'un appartement », « Première déclaration en indépendant » |
| Échéance | Repérer l'urgence | « Audience le 12 novembre », « Déclaration à rendre en fin de mois » |
| Nom des autres parties (avocats, médiateurs) | Vérifier les conflits d'intérêts avant le rendez-vous | « Employeur : nom de la société » |
| Nom de l'entreprise (clients professionnels) | Savoir qui vous recevez | « Petite boulangerie, 3 salariés » |
| Format souhaité | Cabinet ou visio | « Visio, je vis à l'étranger » |
Le formulaire demande déjà prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. C'est suffisant pour identifier le client et le rappeler si la note montre que le rendez-vous demande un autre format ou un autre interlocuteur. Si une note est vide ou floue, un court appel avant le rendez-vous règle la question.
Ce qu'il faut garder hors de la réservation
- numéros de compte ou de carte bancaire, identifiants fiscaux et de sécurité sociale ;
- informations de santé, même quand elles comptent pour le dossier ;
- le détail d'un litige, d'une séparation ou d'une dette ;
- copies de documents, contrats ou relevés.
Écrivez-le simplement dans la description : « Dans la note, indiquez seulement l'objet et une éventuelle échéance. Merci de ne pas y mettre de numéros personnels ni de documents : nous vous dirons comment nous les transmettre de façon sécurisée après la réservation. »
Des prestations séparées, des consignes séparées
Sur Book, chaque type de rendez-vous est une prestation avec sa description et un prix facultatif. Vous donnez ainsi des consignes précises par rendez-vous : première consultation, relecture de documents, rendez-vous déclaration, signature, séance de médiation. Chaque description peut préciser la durée, ce qu'il faut apporter et la suite.
Pour les cabinets à plusieurs associés ou conseillers, Book propose une page de réservation par entreprise, pas un agenda par personne. Une solution simple : une prestation par conseiller, avec son nom dans le titre.
Exemples par profession
- Avocat : domaine du droit, nom des autres parties pour le contrôle des conflits, prochaine date d'audience ou de procédure.
- Expert-comptable ou conseiller fiscal : type d'entreprise ou de foyer, année concernée, date limite de déclaration.
- Notaire : type d'acte (vente, donation, contrat de mariage), adresse du bien le cas échéant, période de signature envisagée.
- Médiateur : type de désaccord et accord ou non de l'autre partie pour la médiation. Pour une séance commune, ouvrez un créneau à deux places : chaque partie réserve la sienne.
- Conseiller financier ou courtier : l'objectif en quelques mots (retraite, prêt, assurance), et si le client a déjà un conseiller.
Quelle que soit votre profession, la règle reste la même : la note dit de quoi parle le rendez-vous, les détails arrivent ensuite par le bon canal.
Après la réservation
Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note. Utilisez-le pour vérifier les conflits, préparer une courte liste de pièces et l'envoyer par votre canal sécurisé habituel. Si le rendez-vous doit bouger, déplacez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change. Pour la visio, envoyez le lien vous-même ; Book n'en crée pas. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre activité, avec son nom, ce qui aide les clients à l'étranger.
Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement et ne stocke pas de documents : il gère les rendez-vous.