Coach : combien de séances ouvrir par semaine ?
Calculer sa capacité, regrouper les séances sur des jours fixes, garder des battements et du temps de préparation : une méthode pour coachs et consultants.
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Il n'existe pas de chiffre universel : le bon nombre de séances est celui que vous pouvez assurer correctement tout en faisant le travail qui les entoure. Partez des heures que vous voulez travailler dans la semaine, retirez la préparation, les notes, le suivi, l'administratif et la prospection que chaque séance entraîne, et n'ouvrez à la réservation que ce qui reste. Regroupez ces créneaux sur des jours fixes, laissez un battement après chacun, et revoyez le chiffre tous les quelques mois en regardant votre agenda et votre niveau de fatigue réel.
Compter le travail autour de chaque séance
Une séance d'une heure est rarement une heure de travail. Avant, vous relisez vos notes ou un brief. Après, vous rédigez ce qui a été décidé, envoyez un compte rendu ou des ressources, et répondez parfois à un message dans la semaine. Pour un consultant, un appel d'une heure peut entraîner une demi-journée d'analyse. S'ajoutent la facturation, la communication, votre propre formation et la supervision si votre pratique en comprend.
Un exercice simple : pendant deux semaines, notez le temps passé sur chacune de ces tâches par séance. Vous obtenez votre propre ratio, bien plus utile qu'une règle empruntée à quelqu'un d'autre.
| Tâche | Quand | Exemple de temps à noter |
|---|---|---|
| Préparation | Avant la séance | Relire ses notes, le brief du client |
| Séance | Créneau réservé | L'appel ou le rendez-vous lui-même |
| Compte rendu | Juste après | Synthèse, actions, ressources |
| Suivi | Pendant la semaine | Messages, petites questions |
| Temps d'entreprise | Chaque semaine | Administratif, facturation, communication, formation |
Des heures de travail aux créneaux réservables
Une fois votre ratio connu, le calcul est rapide. Imaginons que vous vouliez travailler 30 heures par semaine, dont 6 heures de temps d'entreprise, et que chaque séance d'une heure demande environ une demi-heure de préparation et de compte rendu. Il reste 24 heures, soit 16 séances d'une heure. C'est le nombre de créneaux que vous ouvrez, pas les 30 heures que vous rempliriez en proposant chaque heure libre.
Vos chiffres seront différents, et dépendent du type de travail : une première séance avec un nouveau client demande en général plus de préparation que la huitième séance d'un accompagnement. D'où l'intérêt d'ouvrir des prestations différentes pour les différents types de séances.
Regrouper les séances sur des jours fixes
Des séances éparpillées découpent la semaine en morceaux trop courts pour un travail de fond. Les regrouper sur des jours fixes, par exemple du mardi au jeudi, libère le lundi et le vendredi pour la préparation, les propositions, l'écriture et votre propre développement. À l'intérieur d'une journée de séances, vous pouvez aussi garder le matin pour la réflexion et ouvrir l'après-midi aux appels.
Sur Book, créez votre schéma de créneaux une fois et répétez-le les jours de votre choix jusqu'à une date de fin. Votre page de réservation ne propose alors que les jours décidés, et vos clients choisissent parmi eux sans échange d'e-mails.
Garder des battements entre les séances
Enchaîner les appels, c'est n'avoir ni temps pour le compte rendu ni pause, et prendre du retard dès qu'une séance déborde. Laissez 15 à 30 minutes après chaque séance en n'ouvrant simplement pas de créneau sur ce temps : un créneau de 9 h à 10 h, puis le suivant à 10 h 30. Certains coachs et consultants gardent aussi un créneau libre par jour pour les dépassements et les demandes urgentes.
Séparer les types de séances
- Appels découverte ou premiers échanges : courts, parfois gratuits, à ouvrir en nombre limité pour qu'ils ne grignotent pas le temps payé.
- Séances d'accompagnement : le cœur de votre semaine ; réservez-les pour vos clients au rythme convenu.
- Ateliers ou séances collectives : un créneau à plusieurs places, où chaque participant réserve une place.
- Séances ponctuelles payantes : pour une question précise, avec une description claire de ce qui est inclus.
Chacune devient une prestation avec sa description et un prix facultatif. Vous décidez combien de créneaux chacune reçoit dans la semaine : c'est là que votre capacité est vraiment protégée.
Revoir ses chiffres régulièrement
Tous les quelques mois, regardez votre agenda : combien de séances vous avez réellement tenues, combien de semaines vous ont semblé trop chargées, quand vous rédigiez vos notes le soir. Si vous dépassez régulièrement votre capacité, ouvrez moins de créneaux ou augmentez votre tarif ; s'il vous reste de la place, ouvrez-en quelques-uns de plus. La page de réservation rend l'ajustement simple, car vos clients ne peuvent réserver que ce que vous ouvrez.
Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Vos clients réservent sans créer de compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous en recevez un à chaque nouvelle réservation. Si une séance change, déplacez-la depuis votre liste de réservations et prévenez le client, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation est modifiée.