Durée des rendez-vous d'hygiène dentaire : bien régler

Créez une prestation par soin, avec une durée de créneau qui correspond au temps dont vous avez vraiment besoin, et laissez le patient choisir la bonne en réservant. Un détartrage de routine, une première visite avec bilan complet, un surfaçage réparti sur plusieurs séances et une séance de blanchiment ne prennent pas le même temps. Donnez à chacun sa durée, ajoutez quelques minutes de préparation et de notes si besoin, et décrivez clairement à qui s'adresse chaque prestation : le patient tombe dans le bon créneau et votre journée reste à l'heure.

Ces durées sont des exemples : utilisez celles qui correspondent à votre façon de travailler. Sur Book, créez chaque soin comme une prestation avec sa description et un prix facultatif. Chaque créneau appartient à une prestation : un patient qui réserve un détartrage ne voit que les créneaux de détartrage, et ne se retrouve jamais dans un créneau de 30 minutes quand il lui faut une heure.

Le patient ne connaît pas toujours les mots « maintenance parodontale » ou « surfaçage ». Décrivez chaque prestation simplement : pour qui, ce qui se passe et combien de temps cela dure. Par exemple : « Maintenance parodontale : pour les patients déjà suivis pour leurs gencives. Nettoyage sous la gencive, environ 50 minutes. » Si une prestation ne doit être réservée qu'après votre avis, dites-le dans la description, et réservez vous-même ces patients.

Un nouveau patient demande plus de temps : antécédents médicaux, bilan complet, éventuellement des radios selon votre cabinet, et un premier nettoyage. Faites de la première visite une prestation à part, plus longue, et précisez dans les autres descriptions que les nouveaux patients la réservent d'abord. À la fin, vous savez quel soin et quel rythme lui conviennent, et vous réservez ensemble la visite suivante.

Si vous faites des radios ou des photos, comptez ce temps aussi. Indiquez aux nouveaux patients dans la description ce qu'il faut apporter : radios récentes d'un autre cabinet, liste des médicaments, ou tout ce que vous demandez à la première visite.

Quand le traitement est réparti par zone sur plusieurs séances, ne laissez pas le patient chercher chaque créneau seul. À la fin de la première séance, réservez vous-même les suivantes depuis votre calendrier. Saisissez l'e-mail du patient si vous voulez qu'il reçoive une confirmation pour chaque séance. Le champ note sert à indiquer la zone prévue, pour la retrouver le jour venu.

Entre deux patients, vous nettoyez et désinfectez la salle, préparez les instruments et rédigez vos notes. S'il vous faut dix minutes, incluez-les dans la durée du créneau ou laissez un écart entre les créneaux. Les créneaux peuvent se chevaucher dans Book : la règle la plus sûre est de les créer l'un après l'autre, avec l'écart nécessaire, et de ne pas ouvrir deux prestations à la même heure dans la même salle.

Si vous travaillez dans deux salles ou avec un assistant, vous pouvez ouvrir des créneaux en parallèle, à condition que les créneaux de chaque salle se suivent sans se chevaucher.

Un créneau créé une fois peut être répété les jours de votre choix jusqu'à une date de fin. Construisez votre semaine type une fois : premières visites certains matins, détartrages le reste de la journée, un bloc plus long pour les surfaçages. Répétez-la ensuite pour les mois suivants, et retirez les jours de fermeture. La synchronisation avec Google, iPhone ou Mac affiche vos rendez-vous à côté de votre agenda personnel.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation avec la note : vous prévoyez le bon temps et les bons instruments.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement ; gérez le règlement comme d'habitude.