Visites de contrôle : fixer la suivante en fin de séance

Le moyen le plus simple de revoir vos patients au bon moment, c'est de fixer la visite suivante avant qu'ils ne quittent le fauteuil. Vous convenez avec eux de l'intervalle, trois, quatre ou six mois selon votre recommandation, vous ouvrez vos créneaux assez loin, et vous créez vous-même la réservation depuis votre agenda pendant qu'ils sont encore là. Si vous saisissez leur e-mail, ils reçoivent une confirmation avec un fichier calendrier à ajouter à leur téléphone. Book n'envoie pas de rappels : c'est ce rendez-vous pris en cabinet qui fait le travail.

Un patient qui repart avec « revenez dans six mois » doit s'en souvenir, trouver un moment libre et réserver. Un patient qui repart avec une date l'a déjà dans son agenda. De votre côté, vous savez des mois à l'avance comment se remplissent vos journées de contrôle, et quelles semaines gardent de la place pour les nouveaux patients ou les soins plus longs.

Cela prend une minute : à la fin du détartrage, ouvrez votre agenda, choisissez avec le patient un créneau proche de la bonne date et créez la réservation. Le nom et le prénom sont obligatoires ; l'e-mail, le téléphone et une note sont facultatifs.

Ces intervalles ne sont que des exemples : c'est vous qui fixez le bon rythme pour chacun. Pour le planning, l'important est de réserver chaque visite dans la bonne prestation, pour que le créneau ait la bonne durée. Un patient suivi en maintenance parodontale placé sur un créneau court de détartrage, et c'est tout l'après-midi qui prend du retard.

Pour réserver un patient dans six mois, il faut que des créneaux existent dans six mois. Construisez une semaine type puis répétez-la : un créneau peut être répété sur les jours de la semaine choisis, jusqu'à une date de fin que vous fixez. Placez cette date au-delà de votre intervalle le plus long, par exemple quelques semaines après six mois, et repoussez-la de temps en temps.

Dès que vous connaissez une fermeture, vacances ou journée de formation, supprimez les créneaux concernés. Aucune visite de contrôle ne tombera un jour d'absence, et vous n'aurez pas à déplacer de patients plus tard.

Si tous les créneaux partent en visites de contrôle, les nouveaux patients et les sensibilités à voir rapidement ne trouvent plus rien. Une approche simple consiste à ne pas utiliser certains créneaux pour les rappels, par exemple les derniers de certaines journées, afin que la page de réservation propose encore des disponibilités dans les semaines qui viennent. Vous choisissez l'équilibre ; Book n'affiche en ligne que les créneaux encore libres.

Quand vous réservez vous-même la visite suivante, ajoutez une courte note : « contrôle 6 mois, revoir secteur inférieur gauche » ou « maintenance, comparer avec le dernier charting ». Vous la retrouverez dans la réservation le jour venu ; elle figure aussi dans l'e-mail de nouvelle réservation et dans le fichier calendrier reçu par le patient. Gardez les informations médicales dans votre dossier patient : la note ne sert qu'à préparer la séance.

Book envoie un e-mail de confirmation à la création de la réservation, puis plus rien. Six mois, c'est long ; aidez le patient à garder la date en tête :

Grâce à la synchronisation avec Google, iPhone ou Mac, tout le planning des contrôles apparaît aussi dans votre propre agenda : un coup d'œil sur la semaine suivante suffit pour prévenir ceux que vous voulez relancer.

Une date fixée longtemps à l'avance bouge parfois. Vous pouvez déplacer ou annuler une réservation depuis votre liste de réservations, mais le patient ne reçoit pas d'e-mail à ce moment-là : confirmez-lui la nouvelle date vous-même, par téléphone ou par e-mail. S'il préfère choisir seul, annulez l'ancienne réservation et invitez-le à réserver en ligne ; il recevra une nouvelle confirmation.

Certains patients ne veulent pas s'engager six mois à l'avance. Tenez votre propre liste des échéances, dans votre logiciel patient ou un simple tableur, et envoyez-leur le lien de votre page de réservation le moment venu. Ils choisissent en ligne un créneau de la bonne prestation, indiquent nom, prénom, e-mail et téléphone, et vous recevez un e-mail pour chaque nouvelle réservation.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, sans commission, sans engagement. Il ne gère ni paiements ni rappels ; il vous donne une page de réservation et un agenda dans lequel vos patients et vous réservez.