Généraliste : rendez-vous du jour et rendez-vous programmés

Gardez deux types de créneaux : des rendez-vous programmés, que le patient réserve des jours ou des semaines à l'avance, et des créneaux du jour, que vous n'ouvrez que le matin même. Si tous les créneaux sont ouverts des semaines à l'avance, l'agenda se remplit de visites de routine et le patient qui tombe malade aujourd'hui ne trouve rien. Créer chaque matin une série de créneaux du jour, et en garder quelques-uns pour les patients qui appellent, donne une vraie chance aux deux.

Ces prestations et ces prix sont des exemples. Dans Book, chaque prestation a un nom, une description facultative affichée sur votre page et un prix, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son début et sa fin. Consultation du jour et consultation programmée peuvent être le même acte ; en faire deux prestations permet simplement de les ouvrir à des moments différents.

Construisez une semaine type de consultations programmées et répétez-la sur les jours choisis, jusqu'à une date de fin à quelques semaines ou quelques mois. Le patient qui veut une visite de routine, le suivi d'un traitement au long cours ou un certificat choisit l'horaire qui lui convient. Repoussez la date de fin de temps en temps pour que l'agenda ne se vide jamais.

Book n'a pas de réglage qui retient des créneaux jusqu'à un jour donné : le plus simple est de les créer au début de la journée. Chaque matin, créez une série de créneaux du jour, par exemple entre 11 h et 12 h et entre 17 h et 18 h. Ils apparaissent aussitôt sur votre page et sont pris par les patients qui doivent être vus dans la journée. Un créneau d'une place disparaît dès qu'il est réservé.

Si les créer chaque matin vous pèse, faites-le la veille au soir. Dans les deux cas, précisez dans la description que ces créneaux sont réservés aux patients à voir le jour même.

Certains patients ne réserveront pas en ligne : personnes âgées, patients sans smartphone ou qui préfèrent téléphoner. N'ouvrez pas toute votre capacité du jour en ligne. Gardez quelques créneaux non ouverts et, quand un patient appelle, créez le créneau et réservez-le pour lui depuis votre agenda. Le prénom et le nom sont obligatoires ; le téléphone et l'e-mail facultatifs.

Book propose une page de réservation par cabinet, et les créneaux ne sont pas attribués à un médecin nommé. Si deux généralistes partagent une page, la solution honnête consiste à créer une prestation par médecin, par exemple « Consultation, Dr Martin » et « Consultation du jour, Dr Martin », chacune avec ses créneaux. Le patient choisit alors son médecin en choisissant la prestation. Gardez des noms et des descriptions cohérents, pour qu'un patient qui voit toujours le même médecin le retrouve facilement.

Une page de réservation sert aux rendez-vous, pas aux urgences. Écrivez-le clairement dans vos descriptions : en cas d'urgence, le patient appelle le 15 ou le 112, il ne réserve pas un créneau. Une phrase courte et visible, sur chaque prestation réservable, suffit.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note facultative. La note apparaît dans l'e-mail de nouvelle réservation que vous recevez et dans le fichier calendrier du patient : demandez-lui de rester bref et de ne pas y détailler d'informations médicales. Quelques mots comme « suivi », « certificat » ou « enfant, 6 ans » suffisent pour préparer la consultation.

Le patient ne peut pas déplacer son rendez-vous en ligne. Si vous devez le faire, déplacez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le patient par téléphone ou message : Book ne lui envoie pas d'e-mail en cas de changement. La synchronisation avec Google, iPhone ou Mac affiche la liste du jour sur votre téléphone.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations illimitées, sans commission, sans engagement. Il ne gère ni dossiers médicaux, ni ordonnances, ni paiements : ils restent dans votre logiciel métier.