Praticien de santé : nouveaux patients et suivis

Partagez votre semaine délibérément entre premières consultations et suivis : donnez à chacun sa prestation et sa durée, décidez combien vous en ouvrez par semaine, et gardez ce schéma plusieurs semaines avant de l'ajuster. Réservez vous-même les suivis en fin de consultation, et laissez les créneaux de première consultation sur votre page publique pour ceux qui ne vous connaissent pas encore. Un cabinet qui remplit tous ses créneaux de suivis cesse sans le vouloir de prendre de nouveaux patients ; celui qui n'ouvre que des premières consultations perd de vue ceux qu'il suit déjà.

Les suivis se réservent en fin de consultation, des semaines à l'avance : ils prennent sans bruit les meilleurs créneaux. Les nouveaux patients arrivent ensuite et ne trouvent rien avant le mois suivant. L'inverse existe aussi : après une période calme, on ouvre beaucoup de premières consultations, et quelques semaines plus tard il n'y a plus de place pour les suivis de ces patients. Prévoir le partage d'avance évite les deux.

Une première consultation comprend l'anamnèse, l'examen et les explications ; un suivi est plus court et plus ciblé. Dans Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec une place. Des prestations séparées donnent à chacune la bonne durée et vous montrent, dans votre liste de réservations, comment se répartit votre semaine.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Indiquez dans la description de la première consultation ce qu'il faut apporter : courrier d'adressage, résultats récents, liste des traitements.

Décidez combien de créneaux de première consultation vous voulez chaque semaine, puis placez-les : par exemple deux le matin trois jours par semaine, ou un en début de chaque demi-journée. Ouvrez-les dans la prestation de première consultation et le reste dans la prestation de suivi, répétés chaque semaine sur les jours choisis jusqu'à une date de fin. Gardez ce schéma quelques semaines pour voir s'il fonctionne.

Une première consultation a tendance à déborder. Placez-la là où un dépassement gêne le moins : en fin de matinée avant une pause, ou avant un contrôle court plutôt qu'avant une longue consultation. Évitez de les enchaîner, pour qu'une première consultation longue ne retarde pas aussi le nouveau patient suivant.

Quand un patient doit revenir, réservez vous-même le suivi depuis votre agenda avant son départ, dans la prestation de suivi. Nom et prénom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du patient pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier. Book n'envoie pas de rappels : c'est la date déjà dans son agenda qui le fait revenir. Les suivis ainsi réservés vont uniquement sur les créneaux de suivi, et les créneaux de première consultation restent libres pour ceux qui réservent en ligne.

Regardez votre liste de réservations toutes les deux semaines environ. Si les premières consultations sont complètes des semaines à l'avance alors que les suivis ont des trous, remplacez pour les semaines suivantes quelques créneaux de suivi par des créneaux de première consultation. Si les suivis sont complets et que les patients ne peuvent plus être revus à l'intervalle voulu, faites l'inverse. De petits changements testés quelques semaines valent mieux qu'une semaine refaite chaque lundi.

Certains patients doivent être vus rapidement. Si votre cabinet accepte ces demandes, gardez un ou deux créneaux courts en fin de journée et précisez dans la description qu'ils sont réservés aux patients déjà suivis. Remplissez-les depuis votre agenda quand quelqu'un appelle, pour qu'ils ne partent pas dans des réservations de routine prises des semaines avant.

Quand la première place libre est lointaine, dites-le honnêtement dans la description de la première consultation et invitez à appeler si le besoin presse. Ouvrez les créneaux de première consultation au moins quelques semaines à l'avance, pour qu'on puisse réserver dès maintenant une date qui convient plutôt que de guetter chaque jour une annulation sur votre page.

Le patient ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez ou annulez depuis votre liste de réservations. Le déplacement fonctionne d'une prestation à l'autre si besoin. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : indiquez vous-même le nouvel horaire au patient. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement. Il gère uniquement les rendez-vous et ne conserve pas de dossier médical.