Semelles orthopédiques : les rendez-vous étape par étape

Des semelles sur mesure demandent en général trois rendez-vous : un bilan avec prise d'empreinte ou scan, une remise une fois les semelles fabriquées, et un contrôle quelques semaines plus tard. Donnez à chaque étape sa propre prestation à la bonne durée, laissez les patients réserver le bilan en ligne, et réservez vous-même la remise et le contrôle quand vous connaissez le délai de fabrication. Indiquez à l'avance ce qu'il faut apporter, surtout les chaussures du quotidien.

Ces durées sont des exemples : adaptez-les à votre méthode et à votre matériel. Sur Book, créez chaque étape comme une prestation à part, avec une description du déroulé, et ouvrez des créneaux à la durée de chacune. Le patient qui réserve le bilan voit une première étape claire et réservable.

Mettez cette liste dans la description du bilan. Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative, où le patient peut dire ce qui l'amène : douleur en courant, gêne avec une chaussure précise, objectif sportif. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note : vous prévoyez les bons examens.

La remise dépend du délai de fabrication, que vous fabriquiez les semelles vous-même ou que vous les commandiez à un laboratoire. À la fin du bilan, vérifiez quand elles seront prêtes et réservez la remise vous-même depuis votre calendrier, avec une petite marge en cas de retard. Le patient repart avec la date ; il reçoit un e-mail de confirmation si vous renseignez son adresse e-mail.

Si les semelles ont du retard, déplacez la remise depuis votre liste de réservations et prévenez le patient vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change.

Un contrôle après quelques semaines de port permet d'ajuster ce qui doit l'être et de répondre aux questions. Réservez-le lors de la remise, pour qu'il ne soit pas oublié, et gardez-le court. Demandez au patient d'apporter les semelles et les chaussures avec lesquelles il les porte. S'il est à l'aise, le prochain contact sera peut-être un renouvellement bien plus tard ; sinon, un rendez-vous d'ajustement suit.

Les bilans prennent plus de temps que les soins courants et mobilisent votre matériel et votre espace. Regroupez-les sur des demi-journées fixes plutôt que de les éparpiller entre des rendez-vous plus courts, et gardez des créneaux courts pour les remises et contrôles autour. Un créneau créé une fois peut être répété les jours de votre choix jusqu'à une date de fin : un schéma hebdomadaire de demi-journées de bilans se met en place vite.

Si vous recevez des sportifs, des créneaux de bilan en soirée ou le samedi aident ceux qui travaillent en journée.

Les enfants viennent avec un parent, et les horaires d'école limitent les créneaux possibles. Ouvrez des bilans après l'école et le mercredi ou le samedi matin, et demandez dans la note le prénom et l'âge de l'enfant, puisque c'est le parent qui réserve. La croissance implique des contrôles et renouvellements plus fréquents : réserver le prochain contrôle à chaque visite aide les parents à suivre.

Les patients qui viennent pour la première fois pour des semelles ne savent pas toujours qu'il faut plusieurs visites. Dites-le dans la description du bilan : un bilan maintenant, une remise dans quelques semaines, un court contrôle ensuite. Quand les étapes sont claires avant la première visite, la remise et le contrôle sont attendus plutôt qu'une surprise, et le patient s'organise.

Les semelles s'usent, les pieds changent, les enfants grandissent. Quand un patient revient pour un renouvellement, un bilan plus court peut suffire si rien n'a changé. Proposez une prestation « Renouvellement » séparée, avec sa propre durée, pour que les patients qui reviennent ne réservent pas un bilan complet. Précisez dans sa description à qui elle s'adresse.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement et ne stocke pas de dossiers patients : il gère les rendez-vous.