Développeur : planifier démos et revues avec les clients

Convenez dès le début du projet d'un rythme fixe de démos et de revues, par exemple une démo de trente minutes un jeudi sur deux, et réservez vous-même toutes les dates tout de suite, pour que le client les ait dans son agenda dès le premier jour. Gardez sur votre page un court service à part pour les décisions qui ne peuvent pas attendre la démo suivante. Envoyez un ordre du jour avant chaque réunion et un résumé après. Le client voit l'avancement régulièrement, les retours arrivent à des moments prévisibles, et le projet ne dérive pas entre longs silences et appels urgents.

Sans réunions fixées, les retours arrivent par vagues : rien pendant trois semaines, puis une avalanche de changements la veille du lancement. Une démo à la fin de chaque itération donne au client un moment régulier pour voir le travail, poser ses questions et décider. Elle vous donne aussi une échéance par itération et un moment naturel pour signaler les changements de périmètre avant qu'ils ne dégénèrent en désaccord sur le budget.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Les réunions incluses dans le prix du projet n'ont pas besoin de prix sur le service : laissez le champ vide.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres.

À la réunion de lancement, convenez du jour et de l'heure, puis créez les créneaux et inscrivez vous-même le client sur toutes les dates du projet, ou sur les prochains mois. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du contact client pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque réunion. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin ; pour un rythme bimensuel, ajoutez les dates une à une. Book n'envoie pas de rappel : avoir toutes les dates dans l'agenda du client est ce qui tient le rythme.

La réservation est au nom d'une personne, mais une démo peut réunir un product owner, un responsable et quelqu'un du support. Demandez au contact principal de transférer l'invitation aux autres, et indiquez dans la description qui doit être présent : au moins une personne qui peut décider. Si la bonne personne ne peut pas venir, déplacez la réunion plutôt que de tenir une démo dont personne ne peut tirer de décision.

La note de réservation est facultative, vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du client. Pour les réunions que vous réservez vous-même, mettez l'ordre du jour dans la note : ce que vous montrerez, les décisions attendues et les questions. Après la réunion, envoyez par e-mail un court résumé de ce qui a été décidé, des changements demandés et de la date de la prochaine démo. Si vous enregistrez les démos, dites-le et convenez-en avec le client avant.

Certaines questions ne peuvent pas attendre deux semaines : un choix bloquant entre deux approches, un accès à un service, une question de contenu. Ouvrez quelques créneaux de quinze minutes sur votre page dans le service de décision rapide, en précisant qu'il est réservé aux questions bloquantes. Le client en réserve un quand il en a besoin, et vous obtenez une réponse sans long fil d'e-mails.

En fin de projet, remplacez la démo régulière par une réunion go/no-go quelques jours avant le lancement, puis une séance de passation pour parcourir avec le client la documentation, les accès et les conditions de support. Réservez les deux vous-même dès que la date de lancement est fixée, pour que tous ceux qui doivent y être gardent le créneau libre.

Le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez la réunion depuis votre liste de réservations puis la lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Le déplacement fonctionne entre services : une démo qui devient une revue plus large peut passer sur un créneau plus long. Book ne crée pas de lien de visio : mettez un lien fixe dans la description ou la note. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.