Interprétation à distance : organiser les séances vidéo

Proposez l'interprétation à distance comme des prestations à part, par durée, avec un minimum de réservation (30 minutes ou une heure, par exemple), et laissez vos clients les réserver en ligne. Précisez dans chaque description la plateforme utilisée et qui envoie le lien, ce que le client doit tester avant l'appel, et le fait que les horaires sont affichés dans votre fuseau. Gardez des pauses entre les séances : l'interprétation à distance fatigue, et des appels enchaînés ne laissent aucune marge quand l'un déborde.

Sans déplacement, une séance courte vaut la peine : une visio de 30 minutes entre une entreprise et un fournisseur étranger, un appel avec un bailleur, une courte téléconsultation. La demi-journée, logique en présentiel, rendrait ces demandes hors de prix. La distance amène aussi des clients qui ne sont pas dans votre ville, ni même dans votre pays, et qui réservent depuis leur propre fuseau horaire.

Sur Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique. Chaque créneau appartient à une prestation, avec son début et sa fin. Le client choisit la prestation, puis un créneau libre. Avec une seule place, un créneau réservé est complet et disparaît de votre page.

Durées et prix sont des exemples, à fixer vous-même. La durée du créneau correspond au minimum facturé : précisez dans la description ce qui se passe si l'appel déborde, par exemple une facturation par quart d'heure supplémentaire.

Book ne crée pas de lien de visio. Décidez comment se déroule l'appel et écrivez-le dans la description :

Le formulaire public demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative que vous lisez dans l'e-mail de nouvelle réservation. Demandez-y le contexte, la combinaison de langues, le nombre de participants et le canal : visio ou téléphone.

La page publique de Book affiche les horaires dans le fuseau de votre entreprise, avec son nom : un client à l'étranger voit clairement que 15 h est votre heure. Répétez-le dans la description (« horaires en heure de Paris ») et, si vous travaillez souvent avec une région, ajoutez l'heure locale correspondante pour un créneau type. Le client reçoit une confirmation par e-mail avec un fichier calendrier, que son application d'agenda place à la bonne heure locale.

Pour servir des clients lointains, ouvrez quelques créneaux tôt le matin ou en soirée, selon leur région. Vous pouvez les créer uniquement les jours choisis et les répéter chaque semaine jusqu'à une date.

Une séance courte se prépare quand même : noms propres, termes techniques, objet de l'appel. Demandez dans la description l'envoi des documents par e-mail avant la séance. Entre deux séances, laissez un battement plutôt que des créneaux bout à bout : de quoi reposer votre voix, absorber un démarrage en retard et vérifier le lien suivant. Pour une réunion longue, une prestation de deux heures avec une pause prévue est plus honnête que deux heures enchaînées.

Le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous la déplacez ou l'annulez depuis votre liste. Book ne lui envoie pas d'e-mail pour ces changements : confirmez le nouvel horaire vous-même, en précisant le fuseau. Book n'encaisse pas les paiements : indiquez dans la description si vous demandez un règlement avant la séance ou si vous facturez après. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.