Beauté : une règle d'annulation pour les rendez-vous

Rédigez une seule règle d'annulation courte, placez-la dans la description de chaque prestation de votre page de réservation, et appliquez-la de la même façon à tous. Dites quel délai vous demandez pour déplacer ou annuler, ce qui se passe en cas d'annulation tardive ou d'absence, et comment vous joindre pour modifier un rendez-vous. Quand la règle est visible avant la réservation, l'appliquer ensuite revient à rappeler ce que le client a déjà accepté, pas à le surprendre, et vos créneaux cessent de disparaître à la dernière minute sans un mot.

Une annulation tardive pèse lourd dans la beauté. Une couleur de quatre-vingt-dix minutes, une pose complète d'ongles ou un long massage ne se remplacent pas par un client de passage à dix minutes d'avis, et le produit préparé peut être perdu. Une règle claire n'empêche pas toutes les annulations, mais elle change le regard sur la réservation : le client sait que le créneau lui est gardé, et qu'il compte de prévenir tôt.

Trois ou quatre lignes, lisibles en quelques secondes :

Choisissez des conditions que vous êtes prêt à appliquer vraiment. Une règle stricte jamais appliquée apprend aux clients qu'elle ne compte pas.

Une règle unique est le plus simple, mais une prestation longue peut justifier un délai plus long qu'une coupe rapide. Si vous utilisez plusieurs délais, indiquez chacun dans la description de la prestation concernée plutôt que sur une page générale que personne n'ouvre. Un essai mariée, une couleur longue ou une demi-journée spa peuvent demander 48 heures, un rendez-vous court 24.

Dans Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, que le client lit en choisissant sa prestation. Placez votre règle d'annulation à la fin de chaque description, avec les mêmes mots à chaque fois. L'e-mail de confirmation reçu après la réservation rappelle l'horaire ; la règle, elle, figure déjà dans ce que le client a lu avant de confirmer.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez ou annulez depuis votre liste de réservations. Cela vous laisse le temps d'appliquer votre règle, de proposer un autre créneau et de garder le client. Book n'envoie pas d'e-mail quand vous déplacez ou annulez une réservation : confirmez le nouvel horaire vous-même, par message ou téléphone. Le déplacement fonctionne d'une prestation à l'autre, si un client préfère passer d'une couleur longue à une prestation plus courte.

Quand vous annulez une réservation prévenue à temps, le créneau redevient libre et réapparaît sur votre page publique. Si des clients voulaient un horaire plus tôt, un petit message peut le remplir dans la journée. Un client que vous inscrivez vous-même depuis votre agenda ne reçoit de confirmation que si vous saisissez son e-mail.

Quand plusieurs personnes réservent ensemble, une mariée et ses témoins ou des amies avant une soirée, une seule annulation tardive peut vider une matinée. Convenez du délai pour le groupe au moment de la réservation, notez-le dans la note et confirmez-le à la personne qui organise. Si une invitée se désiste, demandez tôt si quelqu'un d'autre prend la place.

Appliquez la règle de la même façon aux habitués et aux nouveaux, tout en laissant place aux vrais imprévus : maladie, enfant malade, panne de voiture. Notez annulations et absences dans vos propres fiches, et après plusieurs absences, n'inscrivez le client vous-même qu'après confirmation par téléphone. Book n'encaisse ni paiement ni acompte : un éventuel frais d'annulation tardive se règle directement avec le client, à la visite suivante ou comme convenu.

Une règle rédigée comme une liste de sanctions fait fuir. Expliquez en une ligne pourquoi elle existe, par exemple « votre créneau est réservé pour vous seul », et remerciez ceux qui préviennent tôt. Le but est d'avoir moins de fauteuils vides, pas plus de disputes. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.