Institut de beauté : une page de réservation pour l'équipe

Faites fonctionner toute l'équipe depuis une seule page de réservation en donnant à chaque personne ses propres prestations : « Soin visage avec Léa », « Ongles gel avec Sam ». Les créneaux de chacun se trouvent sous ses prestations, ceux de deux personnes peuvent avoir lieu en même temps, et le client choisit à la fois le soin et la personne. Quand quelqu'un est absent, vous n'ouvrez simplement pas ses créneaux. Book propose une page de réservation par entreprise, sans agenda séparé par employé : c'est ce nommage qui garde la journée de chacun claire.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Il n'y a pas de champ « employé » sur une réservation : c'est le service qui porte la personne. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher, donc deux praticiens peuvent chacun avoir un créneau à 10 h sans conflit sur votre page.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Mettez le soin d'abord et la personne ensuite : la liste se lit par soin, et le client qui n'a pas de préférence trouve quand même ce qu'il cherche. Gardez le même nom de soin pour tous ceux qui le proposent, et utilisez la description pour les différences, par exemple un praticien spécialisé dans les peaux sensibles. Si des clients demandent « la première personne disponible », un service simple comme « Soin visage classique, premier disponible » peut s'ajouter, et vous décidez le jour même qui prend chaque client.

Cinq praticiens avec huit soins chacun, cela fait quarante services, beaucoup à faire défiler. Proposez des services par personne seulement là où le client choisit vraiment quelqu'un, comme les soins visage, les sourcils ou le massage, et gardez les soins rapides sous un service commun avec des créneaux pour l'équipe. Revoyez la liste chaque saison et retirez les soins que personne ne réserve.

Ouvrez les créneaux de chaque personne sur ses jours et heures de travail. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un praticien qui travaille du mardi au samedi a son planning en quelques minutes. Pour le temps partiel, ouvrez seulement ses jours. Comme les créneaux de services différents ne se bloquent pas, vérifiez que les services d'une même personne ne se chevauchent pas dans sa journée. Laissez quelques minutes entre deux soins pour remettre la cabine en ordre et noter le suivi.

Les nouvelles réservations arrivent sur l'e-mail de l'institut, avec le nom du service et la note facultative, et s'affichent dans votre liste de réservations. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : vous pouvez partager un agenda synchronisé avec l'équipe ou passer en revue la journée de chacun dans la liste chaque matin. Le nom du service dit à tous de qui est le client.

Un nouveau praticien a ses services et ses créneaux dès son premier jour ; reprenez les descriptions d'un collègue et adaptez-les. Ouvrez ses créneaux un peu plus légèrement au début, avec des intervalles plus longs, le temps qu'il prenne ses marques. Quand quelqu'un part, arrêtez ses créneaux hebdomadaires à son dernier jour, déplacez les réservations suivantes vers ses collègues depuis votre liste et appelez les clients concernés. Supprimez ensuite ses services, pour que son nom n'apparaisse plus sur votre page.

Pour des congés prévus, arrêtez les créneaux hebdomadaires de la personne avant la période ou sautez ces dates. En cas d'arrêt maladie, regardez ses réservations du jour et déplacez chaque client vers le créneau d'un collègue depuis votre liste : le déplacement fonctionne entre services, « Soin visage avec Léa » peut passer sur « Soin visage avec Inès ». Appelez chaque client vous-même, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement, et le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne.

Quand un client appelle ou réserve à l'accueil, inscrivez-le vous-même sous le service de la bonne personne. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du client pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement, quelle que soit la taille de l'équipe.