Institut de beauté : des créneaux tirés du planning d'équipe

Construisez vos créneaux réservables à partir du planning de l'équipe, une période à la fois : pour chaque personne, ouvrez des créneaux hebdomadaires sur ses jours et heures de travail, avec une date de fin à la fin de la période, puis faites de même pour la période suivante une fois le planning arrêté. Nocturnes, samedis tournants et pauses déjeuner se règlent dans le schéma des créneaux. Le client ne voit que des horaires où quelqu'un est vraiment là, et un changement de planning se traite en modifiant le schéma d'une personne plutôt qu'en annulant des réservations.

Un institut ouvert de 9 h à 19 h n'offre pas dix heures réservables par personne : l'équipe arrive à des heures différentes, fait des pauses, et tout le monde ne travaille pas tous les jours. Si les créneaux suivent les horaires d'ouverture, le client réserve des heures où personne n'est libre. S'ils suivent le planning, chaque créneau de votre page a une personne derrière lui. Sur Book, chaque créneau appartient à un service et tient dans une journée ; quand chaque personne a ses propres services, ses créneaux sont son planning.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin. Calez cette date sur votre période de planning, par exemple quatre semaines ou un mois. Quand le planning suivant est validé, ouvrez la période suivante. Vous ne publiez jamais d'horaires plus loin que ce que vous pouvez assurer, et chaque nouvelle période est l'occasion d'ajuster les horaires.

Noms et horaires sont des exemples. Chaque ligne est un schéma hebdomadaire de créneaux sous les services de la personne.

Les créneaux du soir et du samedi sont ceux que les clients qui travaillent peuvent réserver. Si vous ouvrez tard un soir par semaine, créez ces créneaux seulement pour la personne de service ce soir-là, et indiquez dans vos descriptions de quel soir il s'agit. Pour des samedis tournants, ouvrez les créneaux du samedi de chacun seulement sur ses semaines : un schéma hebdomadaire le samedi avec une date de fin couvre une série de semaines, et vous ajoutez des samedis isolés pour l'alternance.

Laissez la pause déjeuner hors du schéma : ouvrez une série le matin et une l'après-midi plutôt qu'une journée continue. Intégrez un temps tampon aux soins qui demandent de remettre la cabine en ordre, comme l'épilation ou les soins visage, pour ne pas faire attendre le client suivant.

Un praticien à temps partiel ou un indépendant qui loue une cabine deux jours par semaine se traite de la même façon : ses propres services, avec des créneaux seulement sur ses jours. Si un indépendant préfère gérer ses propres réservations, il peut avoir son propre compte Book et sa propre page, pour que ses clients et les vôtres restent séparés.

Les échanges de jours arrivent une fois les créneaux ouverts. Si un échange supprime le jour de quelqu'un, regardez d'abord ses réservations ce jour-là : déplacez chaque client vers le collègue qui le remplace, depuis votre liste de réservations, car le déplacement fonctionne entre services. Supprimez ensuite les créneaux qui ne sont plus assurés. Prévenez vous-même chaque client déplacé, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement, et le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne.

Pour des congés prévus, arrêtez le schéma de la personne avant ses vacances et reprenez-le après, ou sautez ces semaines en créant la période suivante. Les semaines plus calmes, vous pouvez ouvrir moins de créneaux par personne et garder le reste de la journée pour l'administratif, la formation ou le stock. En haute saison, ajoutez des créneaux le soir ou le dimanche pour les semaines qui le demandent, avec les membres de l'équipe d'accord pour les assurer.

Chaque semaine, passez en revue les sept jours suivants dans votre liste de réservations : des trous à remplir par téléphone, une journée trop longue pour quelqu'un, une nocturne sans réservation que vous pourriez fermer. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : vous voyez la semaine de l'institut à côté du planning. Quand vous réservez un client par téléphone, saisissez son e-mail pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.