Consultant smart city : réserver les places aux ateliers

Organisez vos ateliers de concertation et de co-conception avec des places réservées en ligne : créez un service par atelier, ouvrez des séances avec un nombre de places adapté au format, et envoyez le lien aux publics que vous voulez réunir, comme les habitants, les commerçants, les agents ou les associations. Indiquez dans la description à quoi sert l'atelier, ce que feront les participants et ce que deviendront leurs contributions. Vous savez qui vient avant le jour J, les séances se remplissent de façon équilibrée, et vous pouvez rééquilibrer si un public manque.

Un atelier mobilité pour les habitants et une séance sur le partage de données pour les agents demandent des invitations, des salles et une animation différentes. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres. Laissez le prix vide : les participants ne paient pas, c'est le client qui rémunère votre mission.

Le nombre de places dépend de votre animation : des tables de six pour la co-conception, un groupe plus large pour une présentation suivie de questions. Fixez la capacité de chaque séance à ce nombre. Une séance complète quitte votre page : les participants suivants choisissent une autre séance. Votre page n'affiche pas les places restantes : pour garder des places à un public qui n'a pas encore réservé, baissez la capacité et ajoutez ces personnes vous-même.

Les habitants qui travaillent ne peuvent parfois venir que le soir ou le samedi ; les commerçants peuvent préférer tôt le matin ; les agents viennent sur leurs heures de travail. Ouvrez le même atelier sur deux ou trois créneaux différents pour que chaque public puisse venir. Chaque créneau tient dans une journée : un événement de deux jours, ce sont deux séries de créneaux.

Diffusez le lien par le client et les réseaux locaux : lettre d'information de la ville, associations d'habitants, unions commerciales. Votre page publique affiche tous les services ouverts : nommez chacun clairement avec le projet et le public visé. Si un public manque quelques jours avant, contactez-le directement plutôt que de remplir les places avec ceux qui sont déjà bien représentés.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du participant. Demandez dans la note son lien avec le territoire, comme habitant, commerçant ou association, et ses besoins d'accessibilité. Indiquez dans la description ce que couvre l'atelier, sa durée, s'il y a une collation et comment les contributions seront utilisées.

Choisissez des lieux de plain-pied, dites-le dans la description, et proposez une séance en ligne pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Demandez dans la note si des supports en gros caractères ou dans une autre langue sont nécessaires.

Si vous animez deux ateliers en même temps avec un collègue, donnez à l'atelier de chaque animateur son propre service, pour que la liste de réservations montre qui a quel groupe. Vérifiez la taille de la salle avant de fixer les places, et laissez de l'espace pour les panneaux, les plans et la circulation entre les tables.

Avec le lien de chaque participant au territoire indiqué dans la note, votre liste de réservations montre qui est inscrit à chaque séance. Servez-vous-en avant le jour J pour repérer les publics manquants, et après pour rendre compte de la participation au client.

Envoyez aux participants un court résumé de ce qui a été dit et de la suite, s'ils ont donné leur e-mail et accepté d'être recontactés. Si une séance de suivi est prévue, ouvrez-la comme un service à part et partagez le lien avec les mêmes personnes. Les participants qui ont saisi leur e-mail ont reçu une confirmation avec un fichier calendrier ; Book n'envoie pas de rappel, un court message quelques jours avant peut donc aider la participation.

Le participant ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous le déplacez vers une autre séance depuis votre liste de réservations puis le lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Si une séance est annulée, prévenez vous-même chaque participant. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.