Planning auto-école en ligne : un agenda par moniteur

Donnez à votre auto-école un planning en ligne que les élèves réservent eux-mêmes, avec les leçons de chaque moniteur séparées : créez un service par moniteur, par exemple « Leçon avec Karim, boîte manuelle » ou « Leçon avec Julie, boîte automatique », et n'ouvrez des créneaux que les jours et heures où chacun travaille. L'élève choisit son moniteur et un horaire sur une seule page de réservation, le bureau voit toutes les leçons dans une seule liste, et plus personne ne passe la soirée à refaire le planning de la semaine sur un tableau blanc.

Book propose une page de réservation par activité et pas de champ par moniteur : le moniteur figure donc dans le nom du service. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau de leçon, pour qu'un seul élève réserve chaque leçon.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Ouvrez les créneaux de chaque moniteur les jours où il travaille, de sa première à sa dernière leçon. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : le planning de toute l'équipe pour plusieurs mois se met en place en quelques minutes. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher, et c'est ce qu'il faut ici : Karim et Julie enseignent en même temps dans deux voitures. Si un même moniteur propose boîte manuelle et automatique dans deux voitures, vérifiez que ses deux services ne se chevauchent pas.

Laissez des trous pour le déjeuner et pour rouler d'un point de départ à l'autre. Si les leçons d'un moniteur partent de lieux différents, un court battement entre deux créneaux évite que l'élève suivant attende sur le trottoir.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de l'élève. Indiquez dans chaque description d'où partent les leçons, comme l'agence ou une liste de points de départ, et demandez à l'élève d'écrire son point de départ dans la note. L'élève qui a saisi son e-mail reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Si l'élève choisit entre leçons d'une heure et de deux heures, créez les deux en services séparés par moniteur, ou gardez une seule durée par moniteur pour une page plus simple. Indiquez la boîte de vitesses dans le nom de chaque service pour que l'élève ne réserve pas la mauvaise voiture.

Quand un moniteur est malade ou en congé, déplacez ses élèves depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre : une leçon avec Karim peut devenir une leçon avec Julie au même horaire si elle est libre. Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement : le bureau appelle ou prévient chaque élève. Pour des congés prévus, arrêtez les créneaux du moniteur avant les dates et reprenez-les après.

Le jour de l'examen, la voiture du moniteur est prise. N'ouvrez pas de leçons sur ce créneau, ou réservez-le vous-même pour l'élève qui passe l'examen ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs. Un service d'examen blanc par moniteur aide les élèves à se préparer les dernières semaines.

La liste de réservations montre toutes les leçons de tous les moniteurs, avec la note et les coordonnées de chaque élève. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : le bureau garde le planning complet de la semaine sous les yeux. Book n'envoie pas de rappel : un message la veille au soir aide pour les leçons tôt le matin.

Mettez le lien de réservation sur le site de l'auto-école, dans l'e-mail de bienvenue après l'inscription et sur un QR code à l'agence. L'élève réserve sa leçon suivante dès la fin de la précédente, avec son moniteur encore dans la voiture pour convenir de la date.

L'élève ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il appelle l'agence, et vous déplacez la leçon depuis la liste de réservations. Book n'encaisse pas de paiement : indiquez comment les leçons sont réglées, par exemple un forfait prépayé à l'agence. Book coûte 5 €/mois pour toute l'auto-école, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.