Musicothérapie : créneau hebdomadaire et rendez-vous parents

Donnez à chaque enfant un créneau hebdomadaire fixe, que vous réservez vous-même pour toute la période scolaire, et faites des rendez-vous avec les parents une prestation à part, plus courte, qu'ils réservent en ligne ou que vous réservez avec eux. Le même jour, la même heure, la même salle, les mêmes instruments : pour un enfant en musicothérapie, cette régularité fait partie du travail. Les rendez-vous parents, eux, doivent s'adapter aux horaires de travail des parents : ils méritent leurs propres créneaux.

Sur Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son heure de début et de fin. Séparer les types de rendez-vous garantit la bonne durée et les bonnes personnes dans chaque créneau :

Durées et prix ne sont que des exemples : fixez les vôtres. La durée de la séance doit inclure l'installation des instruments avant l'arrivée de l'enfant et leur rangement après, pour ne pas courir d'un enfant à l'autre.

Après le bilan, convenez avec les parents d'un jour et d'un horaire compatibles avec l'école, les autres prises en charge et les activités. Réservez-le ensuite vous-même pour chaque semaine depuis votre calendrier. Prénom et nom obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, avec un champ note pour le prénom de l'enfant. Si vous saisissez l'e-mail du parent, il reçoit une confirmation et un fichier calendrier pour chaque séance : toute la période entre dans son agenda.

Des rencontres régulières avec les parents permettent de partager ce que vous observez en séance et d'entendre ce qui se passe à la maison et à l'école. Choisissez un rythme tenable, une fois par trimestre ou toutes les quelques semaines, et ouvrez des créneaux aux heures où les parents peuvent venir : tôt le matin, à midi, en fin de journée ou en visio. Les parents réservent en ligne, sans compte, et indiquent le prénom de l'enfant dans la note.

Si le rendez-vous doit réunir les deux parents, précisez-le dans la description. Le formulaire public réserve pour une personne ; le second parent vient simplement avec le premier.

Le travail hebdomadaire repose sur la continuité, et les vacances l'interrompent. Fixez la date de fin de vos créneaux répétés à la dernière semaine avant les vacances, pour qu'aucune séance n'apparaisse pendant la coupure. Si vous proposez des séances pendant les vacances à certains enfants, créez ces créneaux à part et réservez-les avec les familles intéressées.

Quand un enfant est malade, le parent vous contacte : personne ne peut annuler en ligne. Annulez ou déplacez la séance depuis votre liste de réservations. Book n'envoie pas d'e-mail aux parents en cas de changement : confirmez-leur vous-même le nouveau jour et le nouvel horaire, par message ou par téléphone.

Certains enfants vous sont adressés par une école, un centre médico-social ou un autre thérapeute. La réservation reste au nom du parent, puisque c'est lui que vous contactez. Gardez les comptes rendus et les informations personnelles hors de la note : elle figure dans le fichier calendrier reçu par le parent. Transmettez vos écrits par votre canal habituel, et limitez la note au pratique, comme le prénom de l'enfant.

Avec les séances réservées pour la période et les rendez-vous parents dans leurs propres créneaux, votre semaine tient sur un seul écran : qui vient quand, quels parents vous voyez cette semaine, et où il reste de la place pour un nouveau bilan. Book se synchronise avec Google, iPhone ou Mac et affiche les horaires dans votre fuseau horaire. Il coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.