Orthophoniste : répartir les créneaux après l'école

Les heures après l'école sont les plus rares de la semaine d'un orthophoniste : traitez-les comme une ressource à répartir, pas au premier arrivé. Comptez combien de séances vous avez vraiment après la classe, donnez-les aux enfants qui ne peuvent venir à aucun autre moment, gardez la journée pour les adultes et les plus jeunes qui ne sont pas à l'école toute la journée, et réservez vous-même la séance hebdomadaire de chaque enfant pour qu'elle reste la sienne. Revoyez la répartition à chaque rentrée et chaque fois qu'un suivi se termine, pour que ces heures aillent à qui en a besoin ensuite.

Les enfants suivis viennent chaque semaine, souvent pendant des mois. Ils ne peuvent venir qu'en dehors des heures de classe, et leurs parents doivent aussi quitter le travail. Les séances des enfants se concentrent donc sur quelques heures par jour : fin d'après-midi, début de soirée, mercredi après-midi. Pendant ce temps, vos matinées et débuts d'après-midi peuvent rester à moitié vides.

Si ces heures vont à celui qui appelle le premier, une famille aux horaires souples peut prendre un créneau dont un enfant sans autre possibilité a absolument besoin. Un peu d'organisation rend la semaine plus juste et mieux remplie.

Notez, jour par jour, les séances que vous pouvez placer entre la sortie de l'école et votre fin de journée. Avec des séances de 30 minutes et quelques minutes entre deux enfants, le nombre est limité. Multipliez par vos jours de travail : vous savez combien d'enfants peuvent avoir un créneau après l'école chaque semaine. C'est votre limite ; le reste de vos patients doit trouver sa place ailleurs.

Fixez vos propres critères et appliquez-les de la même façon à toutes les familles. Par exemple : d'abord les enfants qui ne peuvent venir à aucun autre moment ; puis ceux que les parents peuvent amener plus tôt certains jours ; puis les autres. Quand une famille peut venir à un autre moment, même de temps en temps, proposez-le d'abord et gardez le créneau après l'école pour un enfant qui ne le peut pas.

Une fois qu'un enfant a son créneau hebdomadaire, réservez-le vous-même depuis votre calendrier pour les semaines à venir, jusqu'aux prochaines vacances scolaires. Chaque créneau réservé disparaît de votre page : personne d'autre ne peut le prendre. Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande ; vous pouvez répéter les créneaux chaque semaine sur les jours de votre choix, jusqu'à une date de fin.

Les adultes en rééducation, les retraités et les personnes aux horaires souples peuvent souvent venir en journée. Ouvrez les séances adultes et les bilans le matin et en début d'après-midi, et précisez dans leur description que ce sont des créneaux de journée. Les heures après l'école restent ainsi libres pour les enfants, et la partie calme de la journée se remplit.

Les créneaux de prestations différentes peuvent se chevaucher, et une réservation sur l'une ne bloque pas le créneau d'une autre à la même heure. Ouvrez séances enfants et séances adultes sur des périodes distinctes plutôt que les unes par-dessus les autres.

Emplois du temps et activités changent à la rentrée, et parfois après les vacances. Prévoyez un point à ces moments-là : quels enfants continuent, qui a changé d'emploi du temps, qui a terminé son suivi. Les créneaux après l'école libérés vont à l'enfant suivant qui en attend un, pas simplement à la prochaine personne qui ouvre votre page.

Pour un changement ponctuel, sortie scolaire ou maladie, déplacez ou annulez depuis votre liste de réservations et prévenez la famille vous-même : Book ne lui envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation. Le créneau libéré redevient disponible sur votre page, sauf si vous le réservez pour quelqu'un d'autre.

Un suivi commence par un bilan orthophonique. Faites-en une prestation à part, ouvrez ses créneaux à des moments qui n'empiètent pas sur vos séances hebdomadaires après l'école, et précisez dans la description sa durée et ce qu'il faut apporter : l'ordonnance du médecin, les bulletins ou comptes rendus scolaires utiles. Les familles réservent sans compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Book ne gère pas la facturation.