Orthophoniste : organiser les rendez-vous de bilan

Organisez les bilans comme une prestation à part, avec un nombre fixe de créneaux par semaine, et planifiez le travail qui les entoure, pas seulement le rendez-vous. Un bilan dure plus longtemps qu'une séance de rééducation, peut devoir être fait en deux fois pour un jeune enfant, et se prolonge par la cotation et la rédaction du compte rendu. Bloquez ce temps dans votre semaine, prévoyez un rendez-vous de restitution pour expliquer les résultats, et dites aux familles à l'avance ce que le bilan implique et quoi apporter.

Un bilan n'est pas une séance plus longue. C'est un bloc de tests et d'observation, suivi d'un temps seul pour coter les résultats, rédiger le compte rendu et décider du projet thérapeutique. Si vous ne planifiez que le rendez-vous, le compte rendu finit rédigé le soir, ou en retard, et le bilan suivant s'empile par-dessus.

Les bilans ouvrent aussi chaque nouveau suivi. Leur nombre par semaine décide de la vitesse à laquelle les nouveaux patients commencent, et de la part de votre temps qui part en écriture plutôt qu'en séances.

Décidez combien de bilans vous pouvez prendre chaque semaine, compte rendu compris, sans empiéter sur vos séances régulières. Sur Book, chaque type de rendez-vous est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. Faites du bilan une prestation distincte et ouvrez exactement ce nombre de créneaux de bilan par semaine, répétés par jour de la semaine jusqu'à une date de fin. Quand ils sont pris, le prochain créneau de bilan libre apparaît sur votre page, et les familles voient à quelle échéance il se situe.

Les tests demandent de la concentration. Pour un enfant scolarisé, un créneau en fin de longue journée d'école n'est pas idéal, et ces heures sont déjà les plus demandées pour les séances hebdomadaires. Si la famille peut s'organiser, proposez les bilans le matin, en début d'après-midi ou le mercredi. Indiquez dans la description quand ont lieu les bilans, pour que les familles puissent prévoir une absence si nécessaire.

Pour les adultes, les bilans en journée peuvent bien convenir, notamment aux retraités et aux patients en rééducation.

Un jeune enfant ne tiendra pas forcément tous les tests d'une traite. Si vous découpez souvent vos bilans, dites-le dans la description, et quand la première partie est réservée, réservez vous-même la seconde depuis votre calendrier, peu après, pour que les résultats restent comparables. Chaque créneau réservé disparaît de votre page.

La rédaction du compte rendu fait partie du bilan, même sans le patient. Gardez dans votre semaine des périodes sans aucun créneau pour la cotation et l'écriture, par exemple une demi-journée ou deux blocs plus courts. Vous fixez le début et la fin de chaque créneau : rien ne peut être réservé sur ce temps. Une semaine avec plus de bilans demandera plus de temps d'écriture la semaine suivante, d'autant que le compte rendu est souvent aussi adressé au médecin prescripteur.

Les familles veulent comprendre les résultats et la suite. Un rendez-vous de restitution à part donne à cet échange le temps qu'il mérite, au lieu de le caser à la fin de la première séance. Créez-le comme prestation distincte, plus courte que le bilan, et réservez-le vous-même avec la famille une fois le compte rendu prêt. Si un suivi est nécessaire, c'est aussi le moment de convenir du créneau hebdomadaire.

Mettez ces informations dans la description de la prestation de bilan, que les familles lisent avant de réserver. Le formulaire comporte une note facultative où elles peuvent indiquer l'âge de l'enfant ou le motif du bilan. Les familles réservent sans compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Si vous devez déplacer un bilan, faites-le depuis votre liste de réservations et prévenez la famille vous-même : Book ne lui envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation. Book ne gère pas la facturation.