Profs et répétiteurs : les réservations pendant les vacances

Traitez chaque période scolaire comme un bloc dans votre agenda : réservez les cours hebdomadaires de vos élèves réguliers jusqu'à la dernière semaine avant les vacances, ouvrez des stages ou des séances ponctuelles pendant les vacances, et réservez les créneaux de la période suivante avant le début de la pause. Les familles savent exactement quand les cours s'arrêtent et reprennent, vos élèves réguliers gardent leur horaire, et les vacances deviennent l'occasion de proposer des séances intensives plutôt qu'une quinzaine vide.

Les cours hebdomadaires fonctionnent parce qu'ils se répètent. Les vacances interrompent tout : les familles partent, les élèves oublient, et à la reprise certains créneaux réguliers ont été pris par d'autres ou n'ont jamais été réservés à nouveau. Prévoir les vacances dans votre agenda avant qu'elles arrivent garde le rythme et vous évite, la semaine de la reprise, une série de messages pour savoir quand les cours recommencent.

Dans Book, les créneaux se répètent chaque semaine sur les jours choisis jusqu'à une date de fin. Fixez cette date au dernier jour de cours avant les vacances, pour qu'aucun cours n'apparaisse par erreur pendant la pause. Si vous avez inscrit vous-même vos élèves réguliers sur leurs créneaux, vérifiez votre liste de réservations pour les semaines de vacances et déplacez ou annulez ce qui tombe dedans.

Le dernier cours avant la pause est le meilleur moment pour confirmer la suite. Demandez à chaque élève régulier s'il garde le même horaire, puis créez les créneaux de la nouvelle période et inscrivez-le vous-même tout de suite. Nom et prénom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du parent ou de l'élève pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque cours. Avec une place par créneau, un cours réservé est complet et n'apparaît plus sur votre page : il reste le sien.

Une fois les réguliers réinscrits, les créneaux qui restent peuvent aller sur votre page publique pour de nouveaux élèves. Les ouvrir une ou deux semaines avant la reprise laisse aux familles le temps de réserver, et vous donne une vue claire du remplissage de la nouvelle période.

Les vacances se prêtent aux formats qui ne tiennent pas dans une semaine d'école : matinées de révisions avant un examen, semaine intensive de musique ou de dessin, court stage pour débutants. Créez chacun comme une prestation à part avec une description claire, et donnez une capacité aux séances de groupe. Dans Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau a son propre nombre de places.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Un stage de plusieurs jours se réserve jour par jour, car chaque créneau tient dans une journée ; précisez dans la description s'il faut réserver tous les jours du stage.

Toutes les familles ne suivent pas le même calendrier : certaines partent plus tôt, rentrent plus tard, ou ont des enfants dans des établissements aux dates différentes. Demandez au dernier cours quelles semaines manqueront, et déplacez ces cours plutôt que de laisser des créneaux vides. Un court cours de rattrapage après les vacances, réservé vous-même depuis votre agenda, peut remplacer une semaine manquée.

Quand des examens tombent juste avant des vacances, les dernières semaines se remplissent de demandes en plus. Gardez quelques créneaux libres ces semaines-là pour des séances de révision, ouverts dans une prestation à part pour ne pas empiéter sur les cours réguliers, et indiquez dans la description à quels examens ils s'adressent. Après les examens, les élèves réguliers peuvent faire une pause ou passer à un rythme plus léger jusqu'aux vacances, et vous les réinscrivez à la reprise.

Si vous partez à un autre moment que les vacances scolaires, n'ouvrez pas de créneaux ces semaines-là, et indiquez vos absences dans les descriptions pour que les familles ne soient pas surprises. Si un élève a réservé un cours pendant votre absence, déplacez-le depuis votre liste et prévenez-le vous-même : Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement, et les familles ne peuvent pas déplacer un cours en ligne.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement. Vos cours se synchronisent avec Google, iPhone ou Mac.