Soutien scolaire : planifier plusieurs professeurs en ligne

Un centre de soutien scolaire avec plusieurs professeurs peut faire tourner tous ses cours depuis une seule page Book. Donnez à chaque professeur un service par matière et format, par exemple « Maths, cours individuel, avec Nadia », ouvrez ses créneaux sur ses heures et dans ses salles, et utilisez les places pour les petits groupes. Les familles réservent le professeur et la matière dont elles ont besoin, les élèves réguliers sont inscrits à l'avance sur le même créneau chaque semaine, et en cas d'absence vous basculez les élèves vers un collègue. Le centre paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « professeur » : son prénom va dans le nom du service, avec la matière et le niveau. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : trois professeurs enseignent dans trois salles après l'école.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Un cours individuel a une place par créneau. Un petit groupe a autant de places que le professeur en encadre et que la salle en accueille ; chaque réservation en ligne prend une place, et un groupe complet quitte la page. La page n'affiche pas les places restantes : les familles voient le groupe jusqu'à ce qu'il soit complet. Indiquez dans chaque description le niveau, le programme ou l'examen visé, et ce que l'élève doit apporter.

Book ne connaît pas vos salles, et comme les créneaux de services différents peuvent se chevaucher, il n'empêchera pas deux groupes d'être réservés dans la même salle. Faites d'abord le planning des salles, attribuez des salles fixes à chaque professeur, puis créez les créneaux seulement là où une salle est libre.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les mardis et jeudis d'un professeur forment une série, calée sur la fin du trimestre. Pour l'élève qui vient chaque semaine, inscrivez-le dès le premier cours sur le même créneau pour tout le trimestre, depuis l'agenda. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec l'e-mail d'un parent, celui-ci reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque date. Book n'envoie pas de rappel : ces entrées d'agenda tiennent le rythme.

Un court bilan aide à orienter un nouvel élève vers le bon professeur et le bon groupe. Proposez-le comme un service partagé « professeur disponible », puis inscrivez vous-même l'élève aux cours du bon professeur. Demandez dans la note la classe et la matière, rien de plus personnel : la note figure dans le fichier calendrier de la famille.

Si certains professeurs enseignent aussi en visio, donnez à ces cours leurs propres services, par exemple « Maths en ligne avec Nadia » : la famille sait quel format elle réserve, et vous savez qu'aucune salle n'est nécessaire. Book ne crée pas de lien de visio : précisez dans la description que le professeur envoie le lien par e-mail avant le cours. Les créneaux en ligne peuvent occuper les heures où les salles sont pleines, ce qui permet à un professeur d'enseigner davantage sans agrandir le centre.

Avant les examens, ouvrez des groupes de révision comme services à part pour ces semaines-là, avec une date de fin sur leurs créneaux. Pendant les vacances scolaires, arrêtez la série du trimestre et ouvrez des stages à la place ; un stage sur plusieurs jours se réserve jour par jour, puisque chaque créneau tient dans une journée.

La famille ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le centre le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : les élèves de maths de Nadia peuvent passer sur les créneaux libres d'un autre professeur de maths, ou à la semaine suivante. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même chaque parent, puis supprimez les créneaux libres du professeur absent. Toutes les réservations se synchronisent avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du centre. Book n'encaisse pas de paiement et ne gère pas les forfaits ; indiquez comment régler. Book coûte 5 €/mois pour le centre, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.