Répétiteur : organiser les cours hebdomadaires de l'année

Des cours hebdomadaires sur toute l'année scolaire s'organisent au mieux période par période, entre deux périodes de vacances. Construisez votre grille de la semaine à partir des heures où les élèves peuvent vraiment venir, ouvrez ces créneaux en répétition hebdomadaire jusqu'au début des prochaines vacances, et réservez vous-même vos élèves réguliers sur leur horaire habituel pour qu'il ne soit jamais proposé à quelqu'un d'autre. Gardez quelques créneaux libres pour les nouveaux élèves et les cours ponctuels, et revoyez la grille à chaque rentrée de vacances, quand emplois du temps et activités changent.

Les horaires d'un répétiteur sont dictés par la journée d'école. Les cours se placent après la classe, le mercredi après-midi, le samedi et parfois en début de soirée. Cela fait peu d'heures par semaine, et toutes les familles veulent les mêmes. Avant d'ouvrir quoi que ce soit, dessinez votre vraie grille de la semaine : les heures où vous voulez enseigner, les trajets entre deux élèves si vous vous déplacez à domicile, et les pauses dont vous avez besoin.

Sur Book, chaque type de cours est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. En créant vos créneaux, vous pouvez les répéter chaque semaine sur les jours de votre choix, jusqu'à une date de fin. Prenez le début des prochaines vacances scolaires comme date de fin : de la rentrée à la Toussaint, puis jusqu'à Noël, jusqu'aux vacances d'hiver, de printemps, et enfin jusqu'à l'été. Au retour des vacances, créez la série suivante.

Travailler période par période garde les vacances hors de votre page sans rien faire de plus, et vous donne un moment naturel pour ajuster la grille : un élève qui arrête, un nouveau niveau, un autre jour qui vous arrange mieux.

Un élève qui vient chaque mardi à 17 h s'attend à garder son horaire. Sur votre page, une réservation correspond à un cours : vous ne voulez pas qu'une nouvelle famille prenne ce créneau du mardi la semaine où votre élève habituel oublie de réserver. Le plus simple est de réserver vous-même vos élèves réguliers depuis votre calendrier, pour toute la période, au moment où vous la mettez en place. Chaque cours réservé disparaît de votre page, et la famille connaît ses dates.

Les familles qui préfèrent réserver elles-mêmes peuvent toujours le faire, semaine après semaine, depuis votre page. Cela convient mieux aux cours ponctuels qu'à un rythme hebdomadaire.

Emplois du temps, clubs de sport et cours de musique bougent en cours d'année, et le mardi qui convenait en octobre ne convient plus forcément en mars. Quand une famille a besoin d'un autre horaire, déplacez le cours depuis votre liste de réservations, ou annulez-le et réservez vous-même le nouveau créneau. Book n'envoie pas d'e-mail à la famille quand vous déplacez ou annulez une réservation : confirmez le changement dans votre conversation habituelle ou par message.

Pour une absence ponctuelle, sortie scolaire ou maladie, annulez ce cours depuis votre liste de réservations et le créneau redevient disponible sur votre page. À vous de voir si vous proposez un cours de rattrapage, et à quel moment.

Une grille entièrement remplie d'élèves réguliers en septembre ne laisse aucune place aux demandes qui arrivent plus tard : un élève en difficulté après le premier bulletin, une famille qui s'installe dans le quartier, les révisions avant le brevet ou le bac. Gardez chaque semaine quelques créneaux ouverts à tous. S'ils se remplissent, c'est le signe qu'il est temps de revoir vos tarifs ou vos horaires.

Expliquez dans la description de vos prestations comment vous travaillez : cours hebdomadaires sur la période, façon d'annuler un cours, rendez-vous de découverte ou non avant de commencer. Les parents le lisent avant de réserver, ce qui évite quelques messages.