Organiser les visites du lieu et des prestataires

Les visites transforment la plaquette d'un lieu en un plan qui tient la route. Visitez les lieux présélectionnés avec le client, puis revenez avec les prestataires clés — traiteur, équipe son et lumière, décorateur — pour vérifier sur place les salles, l'électricité, les accès et les horaires. Organisez une dégustation avec le traiteur et le client avant de figer le menu. À chaque visite, notez mesures, contraintes et décisions, photographiez tout, et partagez un court compte rendu pour que personne ne compte sur sa mémoire le jour J.

Visitez si possible à l'heure où l'événement aura lieu : une salle lumineuse le matin peut être sombre pour la séance du soir.

Revenez avec l'équipe son et lumière pour vérifier les prises et la puissance disponible, l'emplacement des écrans, la visibilité depuis chaque place, le débit internet et le matériel du lieu. Avec le décorateur, contrôlez les hauteurs sous plafond, les points d'accroche et les règles incendie sur les matériaux. Convenez avec le lieu des horaires de livraison, de montage et de démontage, et de l'entrée et de l'ascenseur réservés aux prestataires.

Organisez une dégustation avec le traiteur et le client une fois le format arrêté. Validez le type de service, le rythme des plats ou des pauses, les options pour les régimes particuliers, les boissons et le personnel. Notez les décisions et la date limite pour le nombre définitif de couverts.

Si une partie de l'événement se tient dehors, visitez aussi ces espaces et convenez d'un plan en cas de pluie : un espace couvert, une tente, une salle gardée en réserve. Vérifiez le sol pour le matériel lourd, l'éclairage à la nuit tombée et la circulation des invités entre intérieur et extérieur. Notez la date à laquelle le plan B doit être confirmé au lieu, et qui décide le jour J.

Regroupez si possible les visites d'un même lieu sur une même journée : le client le matin, l'équipe technique l'après-midi. Les lieux ont leurs propres événements, demandez d'abord leurs disponibilités. Prévenez les prestataires assez tôt : un bon technicien ou un bon traiteur est aussi demandé par d'autres.

Quelques jours avant l'événement, refaites le tour du lieu avec son responsable, votre conducteur en main. Validez les horaires, les contacts, l'implantation et les derniers changements. C'est la visite qui rattrape les détails que chacun croyait réglés par un autre.

Pour un événement qui accueille des invités venus de loin, visitez les hôtels proches et vérifiez le trajet et le temps de parcours jusqu'au lieu, le stationnement et les points de dépose pour les cars ou les taxis.

Après chaque visite, envoyez une courte note au client et aux prestataires concernés : ce qui a été vu, ce qui a été décidé, ce qui reste ouvert et pour quand. Rangez photos et plans dans un dossier partagé unique. Cette trace sert de base au conducteur et évite les consignes contradictoires le jour J.

Sur Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique. Créez des prestations comme « Visite du lieu avec le client » et « Dernière visite avant l'événement », et pour chaque visite ouvrez un créneau à l'heure convenue et inscrivez-y vous-même le client depuis votre agenda, avec l'adresse du lieu et les personnes présentes dans la note de réservation. Ajoutez son e-mail pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier contenant la note. Vos réservations s'affichent dans votre agenda Google, iPhone ou Mac, à côté de vos autres événements.

Ici, les visites sont à 0 € car elles sont comprises dans vos honoraires ; fixez vos propres durées et prix. Si un lieu déplace une visite, modifiez la réservation depuis votre liste et prévenez le client vous-même : Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de modification. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.