Animateur nature : réserver les sorties avec places

Proposez chaque sortie grand public comme un service réservable avec un nombre de places : une balade à l'aube pour écouter les oiseaux, une course d'orientation en famille, une matinée d'identification des champignons. Indiquez dans la description le point de rendez-vous, l'âge minimum, la durée et la distance, et ce qu'il faut apporter. Familles et marcheurs réservent chacun leur place, la sortie se ferme seule quand le groupe est complet, et vous savez avant le jour J qui vient et combien d'enfants il y aura.

Une chasse au trésor familiale de deux heures et une randonnée de cinq heures sur les crêtes ne s'adressent pas au même public. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Précisez si le prix est par personne ou par famille.

Fixez les places à la taille de groupe que vous pouvez encadrer en sécurité tout en laissant chacun voir et entendre : moins pour l'observation de la faune, plus pour une course d'orientation. Quand la dernière place est réservée, la sortie quitte votre page. Chaque réservation en ligne prend une place : une famille de quatre réserve quatre fois ou vous appelle ; si vous facturez par famille, créez un service famille à une place par famille et précisez combien de personnes il couvre.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du participant. Demandez dans la note le nombre et l'âge des enfants, et les besoins de mobilité.

Indiquez dans la description quand vous décidez d'annuler pour la météo, par exemple la veille au soir, et comment les participants seront prévenus. Si une sortie n'a pas lieu, annulez chaque réservation depuis votre liste et prévenez vous-même chacun, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement ; proposez une place à une autre date. Un numéro de téléphone dans la réservation aide à joindre les gens vite.

La nature suit les saisons : migrations au printemps, insectes l'été, champignons l'automne. Créez chaque sortie thématique pour sa saison seulement, avec une date de fin sur ses créneaux, et diffusez le programme quelques semaines à l'avance. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin, ce qui convient à une sortie régulière le samedi matin.

Pendant les vacances scolaires, un club nature sur plusieurs matinées demande une réservation par jour, car chaque créneau tient dans une journée. Ouvrez chaque matinée comme un créneau et précisez dans la description si l'enfant doit réserver tous les jours, ou réservez vous-même les jours suivants pour chaque enfant après la première réservation.

Certains sites limitent la taille des groupes ou ferment des zones en période de nidification. Renseignez-vous auprès du propriétaire ou du gestionnaire de la réserve, fixez les places dans ces limites, et indiquez dans la description que l'itinéraire peut changer pour protéger la faune. Un mot au départ sur le fait de rester sur les sentiers et de ne pas cueillir donne le ton au groupe.

Mettez votre lien de réservation sur la fiche de l'office de tourisme, dans les groupes de parents du coin, sur votre profil et sur des affiches au départ des sentiers fréquentés. Les familles qui préparent leur week-end réservent tout de suite.

Consultez dans votre liste de réservations le groupe du jour, et comptez les participants au départ et à l'arrivée. Le participant ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous le déplacez vers une autre date depuis votre liste. Book ne prend pas de paiement : précisez comment et quand on paie, sur place ou avant. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.