Animateur nature : réserver les sorties scolaires et groupes

Proposez vos sorties privées pour écoles, centres de loisirs et groupes comme des services à une place par créneau : l'enseignant ou l'organisateur réserve la date pour tout le groupe, et le créneau quitte votre page pour qu'aucun autre groupe ne la prenne. Indiquez dans chaque description l'effectif couvert, les âges concernés, le point de rendez-vous et ce que l'enseignant doit préparer. Le groupe réserve une date compatible avec son emploi du temps, vous savez à l'avance quelle classe et combien d'enfants, et chaque sortie est préparée pour ce groupe.

Une classe de trente, ce n'est pas trente réservations : c'est un groupe à une date. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place aux créneaux de groupe : une seule réservation prend toute la sortie.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres, et précisez ce que couvre le prix et pour combien de participants.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de l'enseignant. Demandez dans la note le nom de l'école ou du groupe, la classe et le nombre exact d'enfants, et les besoins particuliers à prévoir.

Les écoles peuvent prévoir leurs sorties des semaines ou des mois à l'avance. Ouvrez les créneaux de groupe du trimestre bien en amont, sur les jours où vous êtes disponible, et gardez les semaines de vacances pour les centres de loisirs. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un rythme mardi et jeudi pour un trimestre se met en place en quelques minutes.

Un court appel une semaine avant aide : ce que la classe étudie, les élèves à besoins particuliers et les horaires du car. Proposez-le comme un court service que l'enseignant réserve, ou réservez-le vous-même une fois la sortie confirmée. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail de l'enseignant pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier.

Une sortie scolaire se déplace difficilement : le car est réservé et les parents prévenus. Indiquez dans la description ce qui se passe en cas de mauvais temps, comme un parcours adapté, une activité en intérieur ou un report, et validez-le lors de l'appel de préparation. Si vous devez reporter, déplacez la réservation depuis votre liste et prévenez vous-même l'enseignant, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement.

Entreprises et associations peuvent vouloir une sortie privée comme journée d'équipe. Proposez-la comme un service à part avec sa propre description, et demandez dans la note le nombre de personnes et leur condition physique. Book ne prend pas de paiement : précisez comment la sortie est facturée, notamment pour les écoles qui paient sur bon de commande.

Une école peut vouloir faire sortir deux classes le même jour, l'une le matin et l'autre l'après-midi. Ouvrez un créneau le matin et un l'après-midi, chacun à une place, pour que chaque classe réserve le sien. Si vous travaillez avec un collègue et pouvez prendre deux groupes à la fois, donnez à chacun son propre service, pour que la liste de réservations montre qui encadre quel groupe.

Une courte fiche avant la visite et quelques questions après aident les élèves à tirer davantage de la journée. Envoyez-les par e-mail une fois la sortie réservée.

Une classe venue à l'automne peut vouloir revenir au printemps pour voir les changements. Réservez la visite de retour vous-même à la fin de la première sortie, et indiquez dans la description si vous proposez un cycle. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : toute la saison d'un coup d'œil. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.