Organiser des séances de sport collectives en extérieur

Créez chaque format en extérieur comme une prestation à part, ouvrez des séances à heures fixes avec un nombre de places défini, et indiquez dans la description le point de rendez-vous exact et votre règle en cas de mauvais temps. Chacun réserve sa place, la séance disparaît de votre page quand elle est complète, et tout le monde sait où aller et ce qui se passe s'il pleut à verse. En plein air, ces deux informations comptent plus qu'ailleurs : sans elles, un nouveau venu attend à la mauvaise entrée du parc, ou reste chez lui sous la bruine pendant que le groupe s'entraîne.

Un circuit training intense, une séance de course à pied et un renforcement doux pour débutants n'attirent pas le même public. Donnez à chacun sa prestation, avec un nom clair, un prix et une description. Sur Book, chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son heure de début et de fin : on choisit d'abord le format, puis l'horaire.

Places, durées et prix ne sont que des exemples : fixez les vôtres. Book ne gère pas le paiement : précisez dans la description comment régler, sur place, par virement ou avec une carte de séances que vous suivez vous-même.

En créant un créneau, vous fixez sa capacité. Chaque réservation prend une place, et une fois toutes les places prises, la séance est masquée sur votre page. La page n'affiche pas le nombre de places restantes : la séance est visible tant qu'il reste de la place.

En extérieur, la limite tient moins à l'espace qu'à ce que vous pouvez encadrer et faire entendre. Sur une pelouse venteuse, la voix du coach porte mal, et vous devez voir la posture de chacun. Comptez aussi le matériel : kettlebells, tapis, élastiques, plots. Douze tapis, c'est douze places.

Le formulaire comporte une note facultative. Demandez d'y signaler toute blessure ou tout souci de santé utile, pour adapter les exercices.

En plein air, le planning suit les saisons. Une séance à 19 h agréable en juin se déroule dans le noir en décembre. Créez votre planning d'été et répétez-le sur les jours choisis jusqu'à une date de fin proche du changement d'heure, puis créez le planning d'hiver à partir de cette date. Book affiche les horaires dans votre fuseau horaire, avec son nom : pas de confusion au changement d'heure.

Si vous annulez une séance à cause du temps, annulez les réservations depuis votre liste et prévenez vous-même les participants, par message ou dans votre groupe : Book n'envoie pas d'e-mail aux clients quand vous annulez ou déplacez une réservation. Si vous décalez la séance, déplacez chaque réservation vers le nouveau créneau depuis votre liste. Un groupe de discussion avec les habitués facilite les changements de dernière minute.

Certains participants viennent chaque semaine, d'autres quand ils peuvent. Les habitués peuvent réserver plusieurs semaines d'avance en ligne, une réservation par séance. Vous pouvez aussi les inscrire vous-même sur les semaines à venir depuis votre calendrier, avec leur nom et leur e-mail ; ils reçoivent une confirmation et un fichier calendrier pour chaque séance. Les participants ne peuvent pas annuler en ligne : demandez-leur dans la description de vous prévenir en cas d'absence, pour proposer la place à quelqu'un d'autre.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.