Activités de plein air et météo : savoir annuler à temps

Écrivez vos règles météo avant le début de la saison, indiquez-les dans la description de chaque prestation, et fixez une heure de décision avant chaque sortie, par exemple la veille au soir. Quand les conditions ne sont pas réunies, reportez tout le monde sur une date de repli déjà prévue, ou annulez, et prévenez vous-même chaque participant. Des règles claires transforment un marathon téléphonique en routine : chacun sait à quoi s'attendre en réservant, et personne ne roule une heure jusqu'à une rivière fermée.

Chaque activité a ses limites : force du vent pour le kayak ou la voile, risque d'orage pour l'escalade et la via ferrata, niveau d'eau pour le canyoning ou le rafting, chaleur pour les longues randonnées, visibilité en montagne. Fixez vos seuils selon votre formation et votre connaissance du terrain, et écrivez-les simplement. Les participants n'ont pas besoin des chiffres ; ils ont besoin de savoir que c'est vous qui décidez, quand, et ce qui se passe ensuite.

Dans Book, une prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique. Vous ouvrez des créneaux pour chaque prestation avec un nombre de places ; chaque réservation prend une place, et un créneau complet disparaît de votre page. Placez les règles météo dans la description de chaque activité extérieure, pour qu'elles soient lues avant la réservation.

Durées, places et prix sont donnés à titre d'exemple. Une activité en salle ou abritée offre une troisième voie entre maintenir et annuler. Précisez dans sa description qu'elle peut aussi être proposée aux participants d'une sortie annulée.

Pour chaque week-end chargé, prévoyez une date de repli et créez son créneau à l'avance, avec le même nombre de places. Quand la météo annule le samedi, le dimanche ou le week-end suivant est déjà prêt. Dans Book, le report se fait réservation par réservation : vous déplacez chaque participant vers un créneau qui a une place libre, y compris celui d'une autre prestation, comme le repli en salle.

Les prévisions se trompent parfois dans les deux sens. Si vous êtes parti et que les conditions se dégradent, raccourcissez le parcours, rejoignez un endroit abrité ou arrêtez, et expliquez pourquoi : la sécurité du groupe passe avant le programme. Si vous avez annulé et que la journée est finalement belle, ne vous excusez pas d'une décision raisonnable prise à l'heure annoncée. Tenez un petit carnet de chaque décision, des prévisions et de ce qui s'est réellement passé : au fil de la saison, vos seuils s'affinent, et c'est la meilleure réponse quand un participant conteste une annulation.

Le formulaire public demande prénom, nom, e-mail et téléphone : chaque réservation en ligne vient avec un moyen de joindre le participant. Demandez dans la note un portable joignable le jour J et, pour les familles, l'âge des enfants. La note ne se modifie plus après la réservation : placez les questions dans la description.

Avec la synchronisation Google, iPhone ou Mac, sorties et dates de repli s'affichent dans un seul agenda, à côté de vos vérifications météo. Book ne gère ni paiement ni alerte météo : il s'occupe des réservations. Il coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission ni engagement.