Stages poney pendant les vacances : réserver à la journée

Décidez d'abord si les parents réservent la semaine entière ou jour par jour, puis organisez vos créneaux en conséquence. Pour un stage à la semaine, créez un créneau le premier jour, avec une capacité égale au nombre de poneys, et précisez dans la description qu'il couvre toute la semaine. Pour les stages à la journée ou à la demi-journée, ouvrez un créneau par jour sur la semaine de vacances, répété sur les jours choisis. Chaque enfant inscrit prend une place, et une journée complète disparaît de votre page.

Formules et prix sont des exemples. Dans Book, un créneau tient toujours sur une seule journée : un stage de cinq jours ne peut pas être un seul créneau. Réserver le créneau du lundi d'un stage à la semaine vaut pour toute la semaine : dites-le clairement dans le nom et la description de la prestation, par exemple « Stage poney, semaine complète (lundi-vendredi), 9 h 30-16 h 30 ».

Une semaine complète donne un groupe stable : les mêmes enfants, les mêmes poneys, un programme qui progresse de jour en jour. Créez une prestation pour le stage, puis un créneau le premier jour de chaque semaine de vacances où vous l'organisez, avec une capacité égale au nombre de poneys et d'enfants que vous pouvez encadrer. Quand toutes les places sont prises, la semaine est masquée sur votre page, et les parents peuvent en choisir une autre.

Détaillez le programme dans la description : pansage, monte, soins à l'écurie, balade ou petit spectacle en fin de semaine. Indiquez les heures d'arrivée et de départ de chaque jour, puisque la réservation n'affiche que les horaires du premier jour.

Certains parents cherchent une solution pour un jour ou deux, pas pour la semaine. Pour eux, ouvrez un créneau par jour de la semaine de vacances : créez celui du lundi et répétez-le du lundi au vendredi jusqu'au vendredi, la semaine est prête. Les demi-journées du matin et de l'après-midi fonctionnent de la même façon, comme prestations séparées avec leurs créneaux et leur capacité.

Si l'enfant vient plusieurs jours, le parent réserve chaque journée : le formulaire public réserve une place dans un créneau à la fois. Vous pouvez aussi inscrire l'enfant sur toute la semaine depuis votre agenda si le parent vous appelle.

Fixez la capacité de chaque créneau d'après ce que vous pouvez encadrer en sécurité : le nombre de poneys adaptés et le nombre d'enfants que vous et votre équipe pouvez suivre. Si un poney boite en milieu de semaine, baissez la capacité des jours suivants ou réservez vous-même la place manquante avec une note, pour ne pas être en surnombre.

Pendant les vacances, vos reprises habituelles peuvent continuer à côté du stage, ou s'arrêter. Si elles s'arrêtent, supprimez leurs créneaux sur les semaines de vacances pour que personne ne les réserve. Si elles continuent, vérifiez que les mêmes poneys ne comptent pas deux fois : un poney qui travaille tout le matin en stage n'est peut-être pas disponible pour une reprise à midi. Book ne contrôle pas les chevauchements entre prestations : ce planning reste entre vos mains.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note facultative. Demandez aux parents de réserver à leur nom et d'indiquer dans la note :

Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec cette note. Le parent reçoit une confirmation avec un fichier calendrier. Liste d'affaires, fiche sanitaire et paiement restent de votre ressort : précisez dans la description comment vous les gérez.

Les parents organisent la garde des vacances à l'avance. Créez les créneaux de stage des prochaines vacances dès que vos dates sont fixées, pour qu'ils soient visibles quand les parents commencent à chercher. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre centre.

Si vous devez annuler une journée, pour la météo, une carrière impraticable ou trop peu d'inscrits, annulez depuis votre liste de réservations et prévenez les parents vous-même : Book ne leur envoie pas d'e-mail en cas d'annulation ou de changement. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations illimitées, sans commission, sans engagement.