Reprises par niveau : autant de places que de chevaux

Créez une prestation par niveau, ouvrez des reprises avec une place par cheval adapté à ce niveau, et gardez les cours particuliers comme une prestation à part, avec une seule place. Le cavalier choisit son niveau, puis une reprise où il reste de la place, et une reprise complète disparaît simplement de votre page. Vous n'avez jamais plus de cavaliers que de chevaux, et un débutant ne se retrouve jamais dans une reprise d'obstacle pour cavaliers confirmés.

Niveaux, places et prix sont des exemples : reprenez votre grille et vos propres noms de niveaux, par exemple par galop. Dans Book, une prestation a un nom, une description facultative affichée sur votre page et un prix. Chaque créneau appartient à une seule prestation et a sa propre capacité : une reprise débutants peut accueillir six cavaliers, une reprise d'obstacle cinq.

Le nombre de places d'une reprise ne dépend pas seulement de la carrière ou de votre voix : il dépend des chevaux adaptés à ce niveau et disponibles à cette heure. Fixez la capacité de chaque créneau sur ce nombre. Chaque cavalier qui réserve prend une place, et quand la dernière est prise, la reprise est masquée sur votre page. Celle-ci n'affiche pas le nombre de places restantes : le cavalier ne voit que les reprises qu'il peut encore rejoindre.

Si un cheval est au repos, baissez la capacité des reprises prévues pour lui, ou réservez vous-même la place manquante avec une note comme « cheval au repos ». Si un cavalier déjà inscrit ne peut pas être monté, contactez-le pour lui proposer une autre reprise.

Le cavalier choisit sa prestation d'après son nom et sa description. Indiquez ce qu'il faut savoir faire avant de s'inscrire, par exemple « marche, trot et galop aux deux mains en autonomie », et le contenu de la reprise. Invitez les nouveaux cavaliers à réserver d'abord une séance découverte ou un cours particulier, pour les évaluer avant de les placer dans un groupe.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note facultative. En équitation, c'est dans cette note que vous trouvez de quoi attribuer un cheval :

Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note, et pouvez préparer la liste des chevaux avant la reprise. Le formulaire public inscrit un cavalier à la fois : si deux frères et sœurs montent dans la même reprise, le parent fait deux réservations.

Une reprise peut revenir à la même heure chaque semaine. Créez-la une fois, puis répétez-la sur les jours choisis jusqu'à une date de fin, par exemple la fin de la saison. Les cavaliers réguliers peuvent réserver plusieurs semaines d'avance, ou vous pouvez les inscrire vous-même depuis votre agenda ; saisissez leur e-mail s'ils doivent recevoir la confirmation et son fichier calendrier.

Un cours particulier demande une place et le bon cheval. Ouvrez-les aux heures creuses, quand la carrière et un cheval sont libres, et jamais en même temps qu'une reprise que vous encadrez vous-même. Book n'empêche pas deux prestations de se chevaucher : construisez votre planning pour ne jamais être réservé à deux endroits à la fois.

Si vous montez en extérieur, la météo peut annuler une reprise. Indiquez dans la description ce que vous faites dans ce cas : manège, cours théorique ou report. Le cavalier ne peut pas déplacer sa réservation en ligne ; quand vous annulez ou déplacez depuis votre liste de réservations, Book ne lui envoie pas d'e-mail : prévenez-le vous-même par téléphone, SMS ou e-mail.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, sans commission, sans engagement. Il ne gère ni paiements, ni cartes de reprises, ni cotisations.