Gestion locative : réserver les interventions de réparation

Quand une réparation est nécessaire, demandez à l'artisan les jours et plages où il peut venir, ouvrez-les comme créneaux réservables, et envoyez au locataire votre lien de réservation pour qu'il choisisse la plage où il sera chez lui. Nommez le service d'après le métier et l'intervention, indiquez dans la description ce que le locataire doit faire avant la visite, et transmettez l'heure réservée à l'artisan. Vous arrêtez de faire l'intermédiaire entre locataire et artisan pour trouver une heure, et l'artisan arrive chez quelqu'un qui l'attend.

Une intervention échoue quand personne n'est là ou que le locataire ne savait pas qui venait. Appeler l'artisan, puis le locataire, puis l'artisan encore prend du temps et laisse place aux erreurs. Si le locataire réserve parmi les vraies disponibilités de l'artisan, l'heure est fixée en une fois, et il l'a dans son agenda avec les détails.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Laissez le prix vide : le locataire ne paie pas ces visites via votre page.

Les plages sont des exemples : reprenez les horaires donnés par chaque artisan. Pour une tournée annuelle de contrôles dans plusieurs logements, un service avec une série de créneaux laisse chaque locataire choisir son heure.

Un artisan peut ne pas s'engager à la minute près. Utilisez des plages du matin et de l'après-midi comme créneaux, et précisez dans la description que l'artisan arrive pendant la plage et appelle en route si possible. Une plage à une place garde une visite par locataire ; pour une tournée dans un même immeuble, une plage peut accueillir plusieurs logements si l'artisan les visite à la suite.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du locataire. Demandez dans la note le numéro de l'appartement et les infos d'accès utiles, comme le stationnement. Indiquez dans la description :

Si le locataire ne peut pas être là, convenez de l'accès directement avec lui, par exemple des clés remises par l'agence ou un voisin, et gardez codes et arrangements de clés hors de la note, qui figure dans le fichier calendrier. Dans ce cas, réservez la visite vous-même depuis votre agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs.

Une canalisation qui éclate ou une chaudière en panne en hiver ne peut pas attendre que le locataire choisisse une plage. En cas d'urgence, appelez directement l'artisan et le locataire, et réservez la visite vous-même depuis votre agenda, pour qu'elle figure dans la liste de réservations et dans l'agenda du locataire si vous saisissez son e-mail. Gardez le lien de réservation pour les réparations courantes, les entretiens annuels et les contrôles, où quelques jours de délai ne changent rien.

Les réservations arrivent dans l'e-mail de nouvelle réservation de l'agence et dans la liste de réservations. Transmettez chaque plage réservée à l'artisan avec l'adresse et le téléphone du locataire, ou partagez un agenda synchronisé : vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Un service par artisan permet de voir d'un coup d'œil ses interventions de la semaine.

Le locataire ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez la visite depuis votre liste de réservations, puis la confirmez au locataire et à l'artisan, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Après la visite, vérifiez avec le locataire que la réparation est faite, et réservez vous-même un retour si des pièces étaient nécessaires. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.