Services à domicile : réserver quand le client est absent

Quand le client ne sera pas chez lui pendant votre passage, réglez l'accès avant le jour J, pas sur le pas de la porte. Demandez dans la description de votre prestation si le client sera présent et, sinon, comment entrer : clé remise avant, boîte à clé, voisin, gardien ou code d'entrée. Convenez de ce qu'il faut faire pour l'alarme et les animaux, donnez une plage d'arrivée claire et envoyez un court compte rendu après la visite. Les clients qui travaillent en journée réservent sans poser de congé, et vous ne perdez plus une matinée devant une porte fermée.

Une porte fermée, une alarme qui se déclenche ou un chien dans l'entrée peuvent vous coûter un créneau entier et un déplacement pour rien. Pour le client, réserver une visite à laquelle il ne sera pas présent suppose d'avoir confiance dans l'organisation. Une procédure d'accès claire sur votre page transforme une conversation gênante en routine, et fait des visites en l'absence du client un moment normal de votre semaine.

Le formulaire recueille le prénom, le nom, l'e-mail et le téléphone, avec une note facultative que vous lisez dans l'e-mail de nouvelle réservation. La note figure aussi dans le fichier calendrier du client : n'y demandez rien de sensible. Demandez dans la description :

Gardez les codes de boîte à clé, d'alarme et d'entrée hors de la note : convenez-en par téléphone ou message privé, et notez-les dans vos propres fiches.

Choisissez une méthode qui vous convient et indiquez-la dans la description. Pour les clients réguliers, une clé sur un anneau étiqueté, sans l'adresse, fonctionne bien ; pour une visite ponctuelle, une boîte à clé ou un voisin font l'affaire. S'il y a une alarme, demandez au client de la couper à distance ou de vous donner le code en privé, et convenez de ce que vous faites si elle se déclenche. Rendez ou rangez les clés comme convenu en fin de visite.

Un chat sociable ne pose pas de problème ; un chien anxieux dans une maison vide, si. Demandez dans la description si des animaux seront présents et enfermés dans une autre pièce, et dites ce que vous ferez si un animal est en liberté à votre arrivée : attendre que le client s'en occupe, ou reporter la visite.

Pour une visite sans le client, une heure exacte compte moins qu'une plage fiable. Ouvrez des créneaux pour une plage du matin ou de l'après-midi et précisez dans la description ce qu'elle signifie : vous arrivez à un moment pendant cette plage. Dans Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau appartient à une seule prestation et a sa propre capacité : une plage peut accueillir plusieurs visites si vous organisez une tournée.

Plages, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Suivez la même routine à chaque fois : entrez comme convenu, vérifiez les animaux, notez ce qui sort de l'ordinaire, et refermez exactement comme vous avez trouvé. Envoyez un court message en partant : ce qui a été fait, ce qui demande l'attention du client, et la prochaine visite si elle est prévue. Pour les passages réguliers, réservez le suivant vous-même depuis votre agenda et saisissez l'e-mail du client pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier.

Si vous ne pouvez pas entrer, appelez le client tout de suite. Si rien ne se règle, reportez la visite depuis votre liste de réservations et confirmez vous-même le nouvel horaire : Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement, et le client ne peut pas déplacer son rendez-vous en ligne. Indiquez dans la description ce que vous facturez, le cas échéant, pour un déplacement inutile. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.