Entreprise de ménage : planifier plusieurs équipes en ligne

Une entreprise de ménage avec plusieurs intervenants ou équipes peut prendre toutes ses réservations sur une seule page Book. Créez des services par prestation, comme « Ménage régulier, 3 heures » ou « Ménage de fin de bail », et donnez à chaque créneau autant de places que d'équipes disponibles à ce moment. Regroupez les visites par secteur certains jours, utilisez des plages d'arrivée plutôt que des heures précises, réservez à l'avance les clients réguliers avec le même intervenant, et basculez une visite vers une autre équipe en cas d'absence. L'entreprise paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « employé » : ce sont les places qui comptent. Si trois équipes sortent le mardi matin, le créneau du mardi matin a trois places. Chaque réservation en ligne prend une place, et quand la dernière part, le créneau quitte votre page.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Faire traverser la ville aux équipes entre deux visites fait perdre la journée. Donnez à chaque partie de votre zone ses jours et indiquez dans chaque description les communes couvertes. Ouvrez des plages du matin et de l'après-midi plutôt que des heures précises, en précisant que l'équipe arrive pendant la plage. Si vous couvrez des secteurs différents selon les jours, un service par secteur, comme « Ménage régulier, secteur nord », garde les réservations là où vous les voulez.

Le client hebdomadaire ou bimensuel veut la même personne, qui connaît la maison et ses habitudes. Après la première visite, réservez vous-même ses visites suivantes depuis l'agenda, sur les créneaux où travaille son intervenant, pour plusieurs semaines. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail, le client reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque date. Indiquez le prénom de l'intervenant dans la note pour que l'équipe sache à qui revient la tournée. Book ne répète les créneaux que chaque semaine : pour un client toutes les deux semaines, réservez vous-même une semaine sur deux.

Certaines prestations, comme le nettoyage de moquette, les vitres en hauteur ou un grand ménage complet, demandent une personne ou un matériel précis. Mettez le prénom de l'intervenant dans ces services et ouvrez ses créneaux les jours où il est disponible pour cela. Le reste reste partagé.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Demandez l'adresse, la surface, les animaux et le stationnement. Gardez codes de boîte à clé et d'alarme hors de la note, qui figure dans le fichier calendrier du client : convenez-en par téléphone et gardez-les dans vos propres fiches, avec des clés étiquetées sans l'adresse.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : une semaine type de plages se met en place en quelques minutes. Les jours où moins d'équipes travaillent, baissez les places de ces créneaux pour ne pas réserver plus de logements que de personnes. Quand le planning change, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le bureau le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : une visite peut passer sur la plage d'une autre équipe le même jour, ou au prochain jour libre. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : appelez ou écrivez à chaque client, et prévenez les réguliers quand un autre intervenant vient. Toutes les réservations se synchronisent avec l'agenda Google, iPhone ou Mac de l'entreprise : le bureau voit la journée de chaque équipe. Book n'encaisse pas de paiement ; indiquez comment régler. Book coûte 5 €/mois pour l'entreprise, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.