Gestion locative : réserver les états des lieux en ligne

Laissez le locataire réserver lui-même son état des lieux d'entrée ou de sortie parmi quelques créneaux ouverts autour des dates de début et de fin de bail. Créez des services séparés pour l'entrée et la sortie, dimensionnez les créneaux selon le logement, du studio à la maison familiale, et indiquez dans la description ce que le locataire doit préparer : pièce d'identité, ménage fait, relevés de compteurs, tous les jeux de clés. L'agence ne court plus après les locataires au téléphone pour fixer une heure, et chaque rendez-vous dure assez pour faire l'état des lieux correctement.

L'état des lieux d'entrée fait découvrir le logement, l'inventaire et les clés au nouveau locataire ; celui de sortie compare le logement à cet inventaire, ce qui peut prendre plus longtemps s'il y a des dégâts à noter. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Laissez le prix vide si ces rendez-vous font partie du bail.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, en comptant le trajet entre deux logements.

L'entrée a lieu le jour ou juste après le début du bail, la sortie le dernier jour. Ouvrez des créneaux sur les jours autour des dates les plus chargées, comme le début et la fin de chaque mois, et envoyez à chaque locataire votre lien de réservation avec sa date. Un créneau réservé quitte votre page. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin, ce qui convient à un rythme fixe : entrées le matin, sorties l'après-midi.

Si vos logements sont répartis sur plusieurs quartiers, créez un service par secteur, par exemple « État des lieux d'entrée, secteur nord », et ouvrez ses créneaux les jours où vous y êtes. Le locataire choisit une heure dans son secteur, et votre journée ne zigzague pas à travers la ville. Laissez des intervalles pour le trajet.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du locataire. Demandez dans la note l'adresse du logement et la date de début ou de fin de bail. Puis indiquez dans la description :

Apportez l'inventaire, relevez les compteurs, prenez des photos et notez le nombre de clés remises ou rendues. Faites le tour pièce par pièce avec le locataire, pour que tout désaccord soit noté sur place plutôt que par e-mail des semaines plus tard. Gardez quelques minutes à la fin pour expliquer la suite, comme la date d'envoi du rapport.

Certains bailleurs tiennent à assister à l'état des lieux de sortie, surtout quand le dépôt de garantie peut faire débat. Demandez-lui à l'avance s'il veut venir, et une fois le créneau réservé par le locataire, transmettez-lui la date. S'il ne peut venir qu'à certaines heures, n'ouvrez les créneaux de sortie qu'à ces heures la semaine du départ, pour que le locataire en choisisse un qui convienne à tous les trois.

Certains locataires préfèrent téléphoner. Inscrivez-les vous-même depuis votre agenda sous le bon service ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le locataire reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. Book n'envoie pas de rappel : c'est cette entrée dans son agenda qui garde le rendez-vous.

Le locataire ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous déplacez le rendez-vous depuis votre liste de réservations puis le lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Le déplacement fonctionne entre services : une sortie réservée dans la mauvaise taille peut passer sur un créneau plus long. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac, et l'agenda de l'agence montre chaque rendez-vous. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.