Agents immobiliers : réserver les visites groupées

Plutôt qu'une visite groupée de deux heures où tout le monde arrive en même temps, découpez la séance en créneaux courts, par exemple quinze ou vingt minutes, avec quelques places chacun. Acquéreurs ou locataires réservent un créneau en ligne, les arrivées se répartissent sur toute la séance, et vous savez exactement qui vient et quand. Créez un service par bien, pour que le nom du bien et les infos d'accès figurent dans le service, et demandez dans la note de réservation ce qu'il faut pour qualifier chaque visiteur.

Une visite groupée sans réservation peut donner une file sur le palier pendant la première demi-heure et un appartement vide le reste du temps. Les visiteurs qui attendent repartent, ceux qui entrent ne peuvent pas poser de questions, et vous finissez sans nom ni coordonnées pour la moitié d'entre eux. Des créneaux réservés gardent un flux régulier et vous donnent la liste de tous les visiteurs avant d'ouvrir la porte.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Pour une visite groupée, créez un service au nom du bien, puis ouvrez des créneaux courts qui se suivent sur la séance, chacun avec le nombre de places que vous pouvez faire visiter à la fois.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres. Un petit appartement accueille moins de places par créneau ; une grande maison avec jardin peut en prendre plus.

Comptez combien de visiteurs, ou de couples, vous pouvez accueillir, faire visiter et renseigner en même temps sans que personne se sente pressé. Si un collègue vous aide, vous pouvez augmenter. Quand un créneau est complet, il disparaît de votre page : les visiteurs suivants choisissent un créneau libre au lieu d'arriver dans la foule. Votre page n'affiche pas le nombre de places restantes, ce qui garde la séance calme sans rien signaler de la demande.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du visiteur. Demandez dans la description :

Ne demandez ni revenus ni documents dans la note ; recueillez-les ensuite par votre circuit sécurisé habituel.

Si une séance se remplit, ouvrez-en une seconde un autre jour plutôt que d'ajouter des places à chaque créneau. Une séance en soirée de semaine et une autre le samedi matin touchent des personnes aux horaires de travail différents. Indiquez dans la description du service les séances prévues, et supprimez les créneaux restants dès qu'une offre est acceptée ou que le bien est loué.

Consultez votre liste de réservations avant de quitter l'agence et imprimez ou enregistrez la liste des visiteurs par créneau. Sur place, accueillez chaque groupe ensemble, faites un tour rapide, puis gardez les dernières minutes pour les questions avant le créneau suivant. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : la séance figure dans votre agenda avec vos autres rendez-vous.

Le visiteur ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous le déplacez vers un autre créneau ou une autre séance depuis votre liste de réservations, puis vous le lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Le déplacement fonctionne entre services : un visiteur qui manque la visite groupée peut passer sur un créneau de visite privée.

Vous avez maintenant le nom de chaque visiteur, et son e-mail ou téléphone s'il les a donnés. Appelez ou écrivez à chacun le jour même : demandez son avis, invitez aux offres ou aux dossiers, et proposez une seconde visite aux plus sérieux. Réservez la seconde visite vous-même depuis votre agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le visiteur reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. Pour le vendeur ou le bailleur, la liste donne un décompte honnête des visiteurs et de leurs retours. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.