Organiser les visites de biens sans jouer au ping-pong
Agents immobiliers et gestionnaires : une prestation par bien, des créneaux de visite ou des visites groupées, les bonnes questions et les estimations vendeurs.
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Créez une prestation réservable par bien, ouvrez des créneaux de visite les jours où vous pouvez être sur place, et envoyez le lien dans chaque réponse à une demande. Choisissez entre des visites individuelles de 20 à 30 minutes et des visites groupées avec un nombre de places défini. Demandez dans la note de réservation ce que vous devez savoir avant la visite, et retirez la prestation du bien dès qu'il est sous offre ou loué. Les estimations pour les vendeurs ont leur propre prestation.
Pourquoi les visites mangent vos journées
Un nouveau mandat amène appels, e-mails et messages des portails, qui se terminent tous par la même question : quand puis-je visiter ? Convenir d'une heure avec chacun, un par un, peut prendre plus de temps que les visites elles-mêmes. Pendant ce temps, le propriétaire ou le locataire veut savoir quand les gens viendront, et vous voulez regrouper les visites pour ne pas traverser la ville pour une seule.
Une page de réservation transforme ces allers-retours en une seule étape : le candidat choisit un créneau, et vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Vous gardez aussi une trace claire de qui a réservé quelle visite, avec ses coordonnées, prête pour votre appel de suivi après la visite.
Une prestation par bien
Sur Book, une prestation a un nom et, en option, une description et un prix. Pour les visites, faites de chaque bien une prestation, avec un nom reconnaissable : « Visite : T3, centre-ville ». Dans la description, donnez les points clés et les informations pratiques : quartier, étage et ascenseur, stationnement, et les pièces qu'un locataire doit avoir prêtes s'il s'agit d'une location. Quand le bien est sous offre ou loué, supprimez ses créneaux ou la prestation elle-même : personne ne peut plus réserver la visite d'un bien parti.
Visites individuelles ou groupées
| Format | Mise en place | Adapté à |
|---|---|---|
| Visites individuelles | Créneaux de 20 à 30 min, une place chacun | Ventes, maisons familiales, questions détaillées |
| Visites échelonnées | Créneaux de 15 min à la suite, une place chacun | Locations très demandées, un après-midi sur place |
| Visite groupée | Un créneau de 30 à 45 min à plusieurs places | Locations très demandées, programmes neufs |
Pour une visite groupée, fixez le nombre de places du créneau : chaque personne réserve une place, et une fois complet, le créneau disparaît de la page. Les couples ou colocataires qui viennent ensemble peuvent le préciser dans la note, ou vous réservez plusieurs places pour eux depuis votre calendrier. Pour répéter des horaires de visite sur plusieurs jours, créez un créneau une fois et répétez-le les jours de votre choix jusqu'à une date de fin.
Les biens occupés
Quand le propriétaire ou un locataire vit encore dans le bien, convenez d'abord avec lui des plages de visite, puis n'ouvrez que ces créneaux. Communiquez-lui les horaires réservés ; votre agenda se synchronise avec Google, iPhone ou Mac, ce qui permet de vérifier d'un coup d'œil. Regrouper les visites sur un ou deux après-midi par semaine dérange moins les occupants que des passages étalés sur tous les jours.
Ce qu'il faut demander dans la note
Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Utilisez la description du bien pour dire ce que vous aimeriez savoir avant la visite, par exemple la date d'emménagement envisagée, s'il s'agit d'un achat ou d'une location, ou si le visiteur a déjà vu des biens similaires. Restez court et pratique : la visite et votre processus habituel sont là pour le reste.
Les rendez-vous d'estimation pour les vendeurs
Les estimations sont le point de départ des nouveaux mandats. Proposez-les comme une prestation séparée, par exemple « Estimation gratuite à domicile », avec des créneaux les jours où vous prospectez un secteur. Demandez l'adresse et le type de bien dans la note, pour préparer des ventes comparables avant d'arriver. Les experts en évaluation peuvent faire de même pour des estimations payantes, avec le prix affiché sur la prestation.
Changements et absences
Book confirme chaque réservation par e-mail mais n'envoie pas de rappel. Un court message la veille, avec l'adresse exacte et le digicode, aide. Quand une visite doit bouger, déplacez-la ou annulez-la depuis votre liste de réservations et prévenez le visiteur vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre activité, avec son nom.
Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Les agences à plusieurs agents ont une page de réservation par entreprise ; une solution simple est une prestation par agent ou par bien.