Agence immobilière : planifier plusieurs agents en ligne

Une agence immobilière ou de gestion locative avec plusieurs agents peut prendre estimations, visites et rendez-vous à l'agence sur une seule page Book. Donnez aux estimations un service par agent ou par secteur, par exemple « Estimation, secteur nord, avec Julie » ; donnez à chaque bien en vente son propre service de visite, ouvert aux heures où l'agent en charge peut le montrer ; et utilisez les places pour les visites groupées. Quand un bien passe sous offre, supprimez ses créneaux restants ; quand un agent est absent, basculez ses rendez-vous vers un collègue. L'agence paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « agent » : son nom va dans le nom du service quand il compte. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : trois agents peuvent être en visite au même moment.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres. Vous pouvez laisser le prix vide plutôt qu'afficher « Gratuit » ; un prix à zéro s'affiche 0,00 €.

Le vendeur qui demande une estimation veut quelqu'un qui connaît sa rue. Donnez à chaque agent un service d'estimation pour son secteur, et ouvrez des créneaux les jours où il y travaille. Indiquez dans la description ce qu'il faut préparer, comme la surface, les travaux récents et le projet de vente, et demandez l'adresse dans la note. L'agent qui estime le bien peut ensuite prendre le mandat, et son nom figure déjà sur la réservation.

L'acquéreur ou le locataire choisit un bien, pas un agent. Créez un service de visite par bien, à son nom, et n'ouvrez des créneaux qu'aux heures où l'agent en charge, ou le locataire en place, peut ouvrir la porte. Indiquez dans la description le lieu de rendez-vous et les pièces à prévoir pour un dossier. Quand une offre est acceptée ou le bien loué, supprimez les créneaux restants ; le service peut rester sans horaire libre, ou être renommé pour le bien suivant.

Pour un bien très demandé, découpez la visite groupée en courts créneaux de quelques places, pour que les visiteurs arrivent en petits groupes. Chaque réservation en ligne prend une place, et un créneau complet quitte la page. Votre page n'affiche pas les places restantes : la séance reste calme sans afficher la demande.

L'acquéreur qui veut parler financement ou d'une sélection de biens réserve un rendez-vous à l'agence dans un service partagé, avec une place par agent disponible. Celui qui appelle est inscrit par la personne qui décroche, directement depuis l'agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et avec un e-mail le client reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Pour une visite, demandez si l'acquéreur a un financement en place ou, pour une location, la date d'entrée souhaitée. N'y demandez ni revenus ni documents, car la note figure dans le fichier calendrier du client ; recueillez-les par votre circuit sécurisé habituel.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les jours d'estimation de chaque agent forment une série. Les créneaux de visite d'un bien s'ouvrent plutôt une ou deux semaines à la fois, car les mandats évoluent vite. Quand les jours d'un agent changent, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : l'agence le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : une estimation peut passer sur le créneau d'estimation d'un collègue du même secteur, et les visites restent attachées au bien, quel que soit l'agent qui le montre. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même chaque client, puis supprimez les créneaux libres de l'agent absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac de l'agence : le bureau voit la journée de chaque agent. Book coûte 5 €/mois pour l'agence, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.