Avocat : ouvrir la première consultation en ligne

Ouvrez la première consultation comme une prestation réservable à part, avec une durée fixe et un prix affiché d'emblée, une prestation par domaine du droit si vous en pratiquez plusieurs. Demandez dans la note de réservation l'objet, une éventuelle échéance et le nom des autres parties pour contrôler les conflits d'intérêts avant le rendez-vous. Indiquez au client quoi apporter, gardez quelques créneaux par semaine pour ces premiers rendez-vous, et réservez les séances de travail plus longues aux clients qui vous ont confié leur dossier.

La première consultation n'est pas un rendez-vous comme les autres. La personne n'est pas encore cliente, le sujet reste flou, et votre objectif est de comprendre la situation, donner un premier avis et expliquer comment vous travailleriez et à quel coût. Mélanger ces rendez-vous avec les dossiers en cours dans un agenda indifférencié mène soit à des premières consultations coincées entre deux audiences, soit à des clients qui réservent deux heures pour une question de cinq minutes.

Sur Book, créez une prestation nommée par exemple « Première consultation : droit du travail », avec une description du déroulé et son prix. Le client voit exactement ce qu'il réserve.

Choisissez une durée qui permet de comprendre les faits et de répondre à la question principale, sans se transformer en séance de travail complète. Affichez le prix sur la prestation pour éviter toute surprise. Book n'encaisse pas de paiement : précisez dans la description comment se règlent les honoraires, au cabinet, par virement après le rendez-vous ou sur votre facture habituelle.

Demandez dans la description trois éléments pour la note de réservation : l'objet en quelques mots, la prochaine échéance ou date d'audience s'il y en a une, et le nom des autres parties. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note, ce qui vous laisse le temps de vérifier les conflits. S'il y en a un, appelez la personne, annulez la réservation depuis votre liste et, si possible, orientez-la vers un confrère.

Demandez aux clients de ne pas écrire d'éléments sensibles dans la note. Le formulaire recueille déjà prénom, nom, e-mail et téléphone ; le récit complet a sa place pendant le rendez-vous.

Écrivez cette liste dans la description de la prestation : le client se prépare avant de venir plutôt que d'arriver avec un sac de papiers en désordre.

Les premières consultations amènent de nouveaux dossiers, mais elles prennent aussi du temps sur les dossiers déjà rémunérés. Décidez combien vous en voulez chaque semaine et n'ouvrez que ces créneaux, par exemple deux le mardi après-midi et deux le jeudi matin. Créez chaque créneau une fois et répétez-le les jours de votre choix jusqu'à une date de fin. Quand votre agenda d'audiences est chargé, ouvrez-en simplement moins.

Si vous intervenez dans plusieurs domaines, des prestations séparées vous permettent d'ouvrir davantage de créneaux pour celui que vous voulez développer.

Certaines affaires ne peuvent pas attendre le créneau de la semaine suivante : une audience dans trois jours, un entretien préalable demain, un délai d'appel qui court. C'est dans la note que vous les repérez. Quand une note mentionne une date urgente, appelez la personne, trouvez un horaire plus proche et réservez-le vous-même depuis votre calendrier. Garder un créneau par semaine non ouvert vous laisse de la place pour ces cas sans annuler personne.

Quand le client vous confie son dossier, les rendez-vous suivants se fixent en général directement avec vous : réservez-les vous-même depuis votre calendrier, à la durée voulue. Si un rendez-vous doit bouger, déplacez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change. Votre agenda se synchronise avec Google, iPhone ou Mac, à côté de vos audiences et échéances.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Les cabinets à plusieurs avocats ont une page de réservation par cabinet ; une solution simple est une prestation par avocat.