Visio ou cabinet : quels rendez-vous d'avocat à distance ?

La visio fonctionne bien pour un premier avis sur une question, un point d'étape sur un dossier, des clients éloignés ou des professionnels pressés entre deux réunions. Le cabinet reste préférable quand il faut lire ensemble des pièces originales, vérifier une identité, signer, ou accompagner un client dans une situation personnelle difficile. Proposez les deux sous forme de prestations séparées avec leurs propres créneaux, indiquez dans chaque description à quoi sert le format, et laissez le client choisir, tout en gardant la possibilité de changer de format quand la note montre que l'autre conviendrait mieux.

Ce sont des tendances, pas des règles. Certains clients sont plus à l'aise pour parler d'une séparation depuis chez eux ; d'autres ont besoin du cadre neutre de votre cabinet. La note de réservation et un court appel en cas de doute vous aident à choisir.

Sur Book, créez une prestation par format, par exemple « Consultation au cabinet » et « Consultation en visio », chacune avec sa description et un prix facultatif. Ouvrez des créneaux pour chacune aux moments adaptés : la visio entre deux audiences ou en début de soirée, le cabinet les jours où vous y êtes.

Les créneaux de prestations différentes ne sont pas liés. Si vous ouvrez un créneau visio et un créneau cabinet à la même heure, une réservation sur l'un ne retire pas l'autre. Le plus simple est de les séparer dans le temps ; sinon, dès que l'un est réservé, réservez vous-même l'autre depuis votre calendrier pour qu'il ne soit plus proposé.

Votre cabinet garantit la confidentialité ; la cuisine du client, non. Un client en instance de divorce peut se trouver dans la pièce voisine de son conjoint, un salarié peut appeler depuis son lieu de travail. Ajoutez une ligne à la description de la prestation visio : « Merci de vous connecter depuis un endroit calme et privé, où personne ne peut entendre. » Si le client ne peut pas le garantir, proposez-lui plutôt un créneau au cabinet.

La visio ouvre votre cabinet à des clients qui vivent dans un autre pays : expatriés avec une affaire en France, entreprises étrangères, familles réparties entre plusieurs pays. Votre page de réservation affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre activité, avec son nom, pour que le client sache quel fuseau il lit. Quand vous envoyez le lien, rappelez l'heure dans les deux fuseaux. Attention aux semaines de changement d'heure, où l'écart entre deux pays peut varier d'une heure.

Un dossier n'a pas à choisir une fois pour toutes. Un schéma possible : le premier rendez-vous au cabinet, pour rencontrer le client, lire les pièces clés et convenir de la stratégie, puis la suite en visio pour les points d'étape : la réponse adverse, la prochaine étape de la procédure, une question avant une échéance. Le rendez-vous avant une audience ou une signature peut revenir au cabinet.

Quand vous réservez ces rendez-vous de suivi vous-même depuis votre calendrier, choisissez la prestation qui correspond au format : le client et vous savez où il a lieu.

Une grève, une maladie, un client bloqué à l'étranger : un rendez-vous au cabinet doit parfois passer en visio, ou l'inverse. Convenez-en avec le client, puis déplacez la réservation, ou annulez-la et réservez vous-même l'autre prestation depuis votre calendrier. Prévenez le client vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change.

Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission, sans engagement. Il n'encaisse pas de paiement ; gardez votre facturation habituelle.