Acupuncteur : exercer dans une salle louée à la demi-journée
Louer une salle à la demi-journée, c'est payer des heures à remplir. N'ouvrir des créneaux que quand vous avez la salle, les remplir, gérer deux lieux.
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Quand vous louez une salle de soins à la demi-journée, votre page de réservation ne doit proposer que les heures où vous avez vraiment la salle. Ouvrez des créneaux sur ces demi-journées et nulle part ailleurs, répétez-les chaque semaine tant que dure la location, et remplissez-les au mieux, puisque vous payez la salle que les patients viennent ou non. Si vous exercez dans deux lieux, créez une prestation par cabinet pour que le patient réserve à la bonne adresse, et modifiez vos créneaux dès que votre location change.
Pourquoi la location à la demi-journée change le planning
Exercer dans un cabinet partagé où les salles se louent à la demi-journée ou à l'heure garde des coûts souples, mais ajoute deux contraintes. Vous ne pouvez recevoir que quand la salle est à vous : un rendez-vous en dehors de ces heures est tout simplement impossible. Et chaque heure louée coûte pareil, pleine ou vide : les trous se paient.
Une page de réservation qui suit votre location règle le premier problème et aide pour le second : le patient ne voit que des horaires possibles, et peut en réserver un à toute heure du jour ou de la nuit.
N'ouvrir des créneaux que sur vos demi-journées louées
Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. En créant vos créneaux, vous pouvez les répéter chaque semaine sur les jours de votre choix, jusqu'à une date de fin. Calez cette répétition sur votre location : mardi matin et jeudi après-midi, par exemple, jusqu'à la fin de votre contrat. Si la location est renouvelée, créez la série suivante à partir de cette date.
Dans chaque demi-journée, organisez vos séances pour occuper toute la période : une première consultation au début, quand vous êtes frais, puis des suivis, avec quelques minutes entre deux patients pour changer la table et aérer.
| Demi-journée | Exemple d'organisation | Conseil |
|---|---|---|
| Matin (4 heures) | Une première consultation, puis des suivis | Commencer par la séance la plus longue |
| Après-midi (4 heures) | Suivis à la suite | Garder une courte pause en milieu d'après-midi |
| Soirée (si disponible) | Suivis pour patients qui travaillent | Convient aux patients occupés en journée |
| Samedi matin | Mixte | Utile si la semaine est difficile à louer |
Ces organisations sont des exemples ; adaptez-les à la durée de vos séances.
Deux cabinets
Certains praticiens louent dans deux cabinets pour toucher plus de patients, par exemple l'un en ville et l'autre dans un village voisin. Le patient doit savoir où il va avant de réserver. Créez une prestation par cabinet, avec l'adresse, l'accès et le stationnement dans sa description, et ouvrez ses créneaux uniquement les jours où vous y êtes. Le patient choisit le lieu, voit ses jours, et réserve.
Les créneaux de prestations différentes peuvent se chevaucher, et une réservation sur l'une ne bloque pas le créneau d'une autre à la même heure. Comme vous ne pouvez pas être dans deux cabinets à la fois, veillez à ce que les créneaux des deux lieux ne tombent jamais sur la même demi-journée.
Remplir les heures louées
- Reprogrammez vos patients en fin de séance sur vos demi-journées louées, pour que les semaines suivantes se remplissent avant même que de nouveaux patients cherchent.
- Partagez le lien de votre page là où les nouveaux patients vous trouvent : votre site, votre fiche d'annuaire, la communication du cabinet s'il en a une.
- Observez les demi-journées qui restent vides. Si l'une est toujours à moitié pleine, envisagez de l'échanger contre un horaire plus demandé quand votre location le permet.
- Si une demi-journée est encore vide peu avant la date, un message aux patients qui arrivent à leur prochain suivi peut la remplir.
Installation et passage de relais
Une salle louée demande souvent une installation à l'arrivée et un rangement avant l'arrivée du praticien suivant : protection de table, aiguilles et collecteur, moxas ou ventouses, serviettes, tout ce qui rend la salle vôtre pour quelques heures. N'ouvrez pas votre premier créneau à la minute où commence la location, et terminez votre dernier un peu avant la fin. Ces minutes ne sont pas perdues : ce sont elles qui permettent de commencer chaque séance à l'heure et de passer le relais sereinement au collègue qui occupe la salle après vous.
Quand votre location change
Les locations évoluent : une demi-journée en plus, une en moins, un déménagement dans un autre cabinet. Mettez vos créneaux à jour dès que vous le savez. Pour les réservations à venir sur une demi-journée que vous n'avez plus, contactez les patients, déplacez-les depuis votre liste de réservations sur vos nouveaux horaires, et prévenez-les vous-même : Book ne leur envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation. Mettez à jour l'adresse dans vos descriptions le jour d'un déménagement.
Les patients réservent sans compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Book ne gère ni la location de salle ni les paiements : il affiche seulement les créneaux que vous ouvrez.