Acupuncteur : planifier une série de séances

Une série de séances d'acupuncture se planifie plus facilement quand le plan est convenu dès la première séance et que les suivis sont réservés avant que le patient parte. Réservez les premières séances à intervalle régulier, revoyez le plan à chaque visite à mesure que les séances s'espacent, et gardez les premières consultations sur leurs propres créneaux pour qu'elles ne soient pas évincées. Si vous travaillez avec deux salles, décalez les heures de début pour qu'un patient se repose avec les aiguilles pendant que vous voyez l'autre, et faites en sorte que vos créneaux suivent ce schéma.

Après la première consultation et le premier traitement, le patient veut savoir la suite : combien de séances vous proposez, à quel rythme, et quand vous ferez le point. La construction du plan relève de votre décision professionnelle. Pour le planning, l'essentiel est que ce plan soit dit clairement et que les prochaines dates soient fixées avant que le patient parte, au lieu de dépendre d'un appel une semaine plus tard.

Ce sont des sujets à aborder, pas une prescription : votre plan pour chaque patient décide des écarts.

Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande : une longue première consultation, des séances de suivi, des suivis courts si vous en proposez. En fin de séance, réservez vous-même les suivantes depuis votre calendrier. Chaque créneau réservé disparaît de votre page, personne d'autre ne peut le prendre, et le patient repart avec ses dates.

Gardez si possible le même jour et la même heure. Un créneau régulier est plus facile à tenir pour le patient, et vous voyez d'un coup d'œil comment se remplissent vos prochaines semaines.

Certains acupuncteurs travaillent avec deux salles : pendant qu'un patient se repose avec les aiguilles, ils commencent avec le suivant dans l'autre salle. Cela ne fonctionne que si les débuts sont décalés, pour que vous ne soyez jamais attendu dans les deux salles en même temps.

Vous fixez le début et la fin de chaque créneau, et les créneaux peuvent se chevaucher, même au sein d'une même prestation ; une réservation sur un créneau ne bloque pas un autre créneau à la même heure. Vous pouvez donc ouvrir des créneaux de suivi qui commencent toutes les demi-heures avec une durée plus longue, chacun correspondant à une salle. Dessinez d'abord le schéma sur papier : quelle salle pour chaque heure de début, quand poser et retirer les aiguilles, où placer les premières consultations, qui demandent plus d'attention. Ouvrez ensuite les créneaux en conséquence, et répétez le schéma chaque semaine sur les jours de votre choix.

Un cabinet rempli de patients en milieu de série peut ne plus laisser de place aux nouveaux. Décidez combien de créneaux de première consultation vous ouvrez chaque semaine et réservez-les aux nouveaux patients. C'est une prestation à part : elle ne concurrence pas les suivis sur votre page. Si ces créneaux sont pleins chaque semaine, envisagez d'ouvrir des heures en plus ou de revoir l'espacement des suivis.

Mettez le côté pratique dans la description de vos prestations : durée de la première séance, tenue conseillée, repas avant ou non, et le fait que vous proposerez un plan pour la suite à la fin de la première séance. Quand le patient sait dès le départ qu'une série est probable, réserver plusieurs dates à la fin de la première séance paraît naturel plutôt que surprenant.

Les patients tombent malades, voyagent ou vont mieux plus vite que prévu. Quand un patient doit déplacer une séance, faites-le depuis votre liste de réservations et prévenez-le vous-même : Book ne lui envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation. Quand un patient décide d'arrêter, annulez les séances restantes pour que les créneaux redeviennent disponibles sur votre page.

Book n'envoie pas de rappel ; pour une série réservée des semaines à l'avance, un court message la veille de chaque séance aide. Le patient qui réserve seul reçoit un e-mail de confirmation, et vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Book ne conserve pas de notes de traitement et n'encaisse pas de paiement.