Cabinet de kiné : réservation des séances en salle encadrées

Ouvrez la salle du cabinet pour des séances encadrées que les patients réservent en ligne : chacun suit le programme d'exercices que le kiné a rédigé pour lui, pendant qu'un assistant de kinésithérapie encadre, corrige les gestes et ajuste les charges dans le cadre du programme. Créez un service pour la salle encadrée, fixez les places selon le nombre de postes, et indiquez dans la description qui peut réserver et quoi apporter. Le patient entretient ses exercices entre deux séances individuelles, la salle n'accueille jamais plus de monde que l'assistant ne peut surveiller, et le kiné constate les progrès au bilan suivant.

Une séance en salle encadrée n'est pas un cours : chacun travaille son propre programme en même temps. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres, et indiquez les tarifs du cabinet dans la description de chaque service.

Comptez les postes, comme le vélo, le tapis de course, la poulie, les tapis de sol et les barres parallèles, et le nombre de personnes que l'assistant peut encadrer en sécurité. Fixez les places de chaque créneau au plus petit des deux. Un créneau complet quitte votre page : le patient choisit un autre horaire plutôt que d'attendre une machine.

Les séances en salle peuvent avoir lieu quand les kinés sont occupés en individuel, ou tôt et tard pour les patients qui travaillent. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un planning régulier se met en place en quelques minutes. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : si des cours utilisent la même salle, donnez-leur des horaires distincts.

Chaque patient arrive avec un programme que le kiné a rédigé et expliqué. Précisez dans la description que la salle encadrée est réservée aux patients qui ont un programme du cabinet, pour qu'une personne extérieure ne réserve pas. L'assistant suit le programme et fait remonter au kiné ce qui ne se passe pas comme prévu, selon le fonctionnement du cabinet.

Un patient qui fait deux séances par semaine pendant six semaines a besoin de douze réservations. Après la première séance, l'assistant ou l'accueil peut réserver les suivantes depuis l'agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. Book n'envoie pas de rappel : le fichier calendrier aide le patient à suivre ses séances.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient. Indiquez dans la description :

Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez au patient de ne pas y écrire d'informations de santé : la fiche de programme contient ce dont l'assistant a besoin.

Laissez quelques minutes entre les créneaux pour essuyer le matériel, ranger les poids et aérer. Ce court battement permet aussi à l'assistant de noter ce qu'il faut transmettre au kiné avant l'arrivée du groupe suivant.

Book propose une page de réservation par activité et pas de champ par praticien. Si deux assistants se partagent le planning de la salle, donnez à chacun son propre service de salle encadrée, pour que la liste de réservations montre qui encadre quelle séance et qui contacter au sujet d'un patient.

Imprimez le lien de réservation sur la fiche de programme et placez un QR code à l'entrée de la salle. Le patient peut réserver sa séance suivante avant de partir, le planning sous les yeux.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il appelle l'accueil, et vous le déplacez vers un autre créneau depuis votre liste de réservations. Si la salle doit fermer, annulez les réservations et prévenez vous-même chaque patient, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.